Fin de publication : 08/09/2024
Réf. :
202407-3411-2990
Type d'emploi :
Permanent
Ville :
Cesson-Sévigné
Catégorie :
C
Date de publicité :
09/07/2024
Date de prise de poste souhaitée :
01/10/2024
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SECRÉTAIRE GESTIONNAIRE (N°3411)

Référence : 202407-3411-2990
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), lRégion Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

 

Contexte

La Direction des Affaires Européennes et Internationale-DAEI a intégré depuis juillet 2023 le volet « mobilité internationale des jeunes », piloté désormais par le pôle « mobilité internationale » - PMOBI, au sein du Service des Coopérations Européennes et Internationales – SCEI.

 

L’enjeu du poste réside dans la l’instruction des nouvelles actions liées à la nouvelle feuille de route « mobilité internationale des jeunes » votée à la session régionale d’avril 2024 (dispositifs sur fonds Région).

 

Dans le cadre des missions qui lui sont dévolues, le titulaire du poste assure l’instruction, le suivi et la gestion des bourses relatives au dispositif d’aide à la mobilité individuelle « B-Monde Mobilité individuelle » pour l’ensemble des publics (hors élèves et étudiants en formations sanitaire et sociale) : lycées, universités et grandes écoles ainsi que les organismes de formation professionnelle et continue. De plus, concernant les 2 autres volets de B-Monde (mobilité collective et recherche de partenaires), le titulaire est en charge de la partie financière avec en particulier le paiement des subventions.

Le titulaire soutient les actions du pôle en termes de secrétariat et de logistique (réseau COREMOB et développeurs de la mobilité).

Enfin, la contribution active à la dynamique du pôle et à l’amélioration/évaluation des nouveaux dispositifs régionaux est également attendue.  

Missions

Détail des missions et des activités qui y sont liées :

 

 

1) Secrétariat du pôle :

 

-        Gérer la mise en forme et l’envoi des courriers, notes ou mails concernant les différents dispositifs du pôle ;

-        Réaliser des documents type (courriers, attestations…) ;

-        Assurer le standard du pôle - réponse en cas d’absence des autres agents du service ;

-        Mettre à jour les différentes bases contact ;

 

2 ) Logistique et organisation de réunions :

 

  •        Organiser des déplacements (ordres de mission, demandes de véhicules, réservation de trains, hôtels…) ;

-        Organiser des réunions (sondage de date et inscription, réservation des salles, restauration, invitation, relance, liste d’émargement, etc.) ;

-        Mettre en paiement les frais (déplacements, restauration et intervenants) avec gestion des devis et factures et suivi dans Grand angle ;

 

3) Suivi du COREMOB-COmité REgional de la MOBilité

 

-        Présence aux Comités (COOPER, réunions départementales et session annuelle : accueil, organisation logistique, prise de notes)

 

4) Gestion de dispositifs régionaux au sein du pôle :

 

En lien étroit avec la Chargée de la mobilité internationale et l’Assistant.e de projets :

 

-        Instruire les demandes de bourses régionales concernant le dispositif suivant « B-Monde mobilité individuelle » (tous publics sauf apprenants des établissements de formation sanitaire et sociale) : lycéens professionnels, étudiants en BTS, BUT, Universités et Grandes Écoles et stagiaires de la formation professionnelle continue : sur le logiciel Aiden, vérifier la complétude et les critères d’éligibilité de chaque dossier ; procéder au paiement (mandat collectif) ainsi que le suivi de celui-ci ; vérifier les pièces au retour de la mobilité (attestations) et solder les dossiers ;

 

-        Participer activement à la mise à jour de l’outil « Aiden » ;

 

-        Suivre quotidiennement la boite générique « B-Monde Mobilité » et renseigner (mail, téléphone, courriers) les établissements et le grand public (parents et jeunes) : suivi des dossiers, dépôt des demandes en ligne, dates de versement, accompagnement des établissements dans la gestion de leurs dossiers ;

 

-        Réaliser la mise à jour du calcul de dotations de bourses « B-Monde Mobilité individuelle » chaque année avec mise à jour des bases et courrier à adresser aux établissements à la rentrée scolaire/universitaire en lien avec la Chargée de mission ;

 

-        Gérer les dossiers liés au dispositif Erasmus+ « CES-Corps Européen de Solidarité – accueil de jeunes volontaires européens » dans les établissements de formation : information, instruction de la demande, paiement, suivi du tableau de bord ;

 

-        Gérer les paiements des dossiers de subvention « B-Monde Mobilité collective » et « B-Monde Recherche de partenaires » instruits par l’Assistant.e de projets (mandats collectifs et paiement des soldes)

 

5) Contribution aux activités du P-MOBI 

 

-        Participer aux réunions régulières du pôle « mobilité internationale des jeunes », du SCEI ainsi que celles de la DAEI ;

-        Participer aux réflexions internes sur l’évolution des dispositifs gérés et le cas échéant, aux réunions avec les établissements impliqués dans ces actions ;

  •        Produire des statistiques concernant « B-Monde Mobilité individuelle » en fonction des demandes ponctuelles.

 

RELATIONS HIERARCHIQUES

 

·       L’agent dépend directement de (n + 1) : chef du pôle mobilité internationale

·        L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

 

RELATIONS FONCTIONNELLES

 

·        Au sein de la Direction : les services de la direction

 

·        Au sein de la collectivité : toutes les directions

 

·        Partenaires extérieurs : les établissements de formation, les parents, les jeunes

 
Lieu de travail : site de Rennes - Atalante
 

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail                 ☒ Oui                                    ☐ Non

 

Compétences recherchées

-        Maitrise des applications informatiques (Progos, Grand Angle, Aiden « B-Monde mobilité individuelle », Limesurvey) liées à l’instruction des dossiers et à la gestion financière 

-        Autonomie de fonctionnement tout en ayant l'aptitude de travailler collectivement 

-        Réactivité et capacité d'anticipation

-        Aptitudes relationnelles internes et externes

-        Capacités rédactionnelles

-        Rigueur et esprit d'initiative

-        Capacité à rendre compte

Pourquoi nous rejoindre

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...

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