Revenir aux résultats

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE (N°12054)

Référence : 202407-12054-3022
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

L’assistant(e) administrative au sein du Service de la coordination administrative et du Conseil culturel de Bretagne de la Direction de la Jeunesse, de l’Égalité, de la Culture et du Sport assure principalement le bon fonctionnement de l’assemblée Conseil culturel de Bretagne (CCB). Ses missions s’inscrivent dans le cadre des missions dévolues à la Direction de la Jeunesse, de l’Égalité, de la Culture et du Sport dont dépend le service, et doivent être menées en bonne coordination avec celles prises en charge par les autres services de cette Direction. L’assistant(e) interviendra ainsi ponctuellement sur des missions de secrétariat en dehors du périmètre du Conseil Culturel de Bretagne.

Dans le cadre des services mis en œuvre par le service pour le compte du CCB, il/elle prend en charge l’ensemble des tâches de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique, de gestion administrative et comptable, d’organisation des sessions et réunions des commissions du CCB, et plus particulièrement de son bureau.

En fonction de l’actualité du service et du CCB, il/elle peut également prendre part aux missions de réflexion ou d’organisation de projets.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

MISSIONS RÉGULIÈRES :

§ Assurer l’animation de la vie de l’assemblée

§ Organiser et suivre les activités de secrétariat (accueil téléphonique et physique, courriers)

§ Assurer le suivi de la planification et l’organisation des sessions, des réunions de commissions et de bureau

§ Apporter un soutien au bureau du Conseil culturel dans son analyse des documents faisant l’objet d’éventuels avis et vœux

§ Saisir et mettre en forme des travaux de bureautique

§ Traduire des courriers et documents (français/breton)

§ Assurer le suivi budgétaire

§ Suivre le remboursement des frais des membres

§ Administrer des bases contacts

§ Organiser et gérer des outils de suivi d’activité du Conseil culturel

§ Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions

§ Participer à la communication interne

MISSIONS OCCASIONNELLES :

§ Apporter une aide à la communication externe (Communiqués de Presse, Invitations Presse)

§ Assurer l’accueil occasionnel de stagiaire(s) en secrétariat

§ Participer à l’organisation de manifestations et à la mise en œuvre d’études portées par le Conseil culturel

§ Contribuer aux tâches de secrétariat, d’assistance et d’accueil nécessaires à la DIJECS (préparation et secrétariat des réunions des commissions d’élus et des autres instances de gouvernance gérées par la DIJECS)

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Cheffe du Service de la coordination administrative et du Conseil culturel

· L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : les autres agents et/ou cadres de la Direction de la jeunesse, de l’égalité, de la culture et des sports et du service du CCB

· Au sein de la collectivité :

o L’ensemble des membres du CCB, et plus particulièrement les membres de son bureau

o Les élus de la Région Bretagne et les agents et/ou cadres des divers services régionaux liés aux activités de la DIJECS et du CCB, les agents du Service des assemblées

· Partenaires extérieurs : autres collectivités, services de l’État, instances extérieures pouvant être en rapport avec les activités de la DIJECS et du CCB, y compris à l’international

Lieu de travail : Site de Rennes - Atalante

Horaires et temps de travail : temps plein

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) : travail le samedi lors des sessions plénières (plusieurs fois par an)

Dotation particulière :

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

(compétences, compétences techniques, compétences managériales,… ) :

Langues de travail : Français, breton et/ou gallo. En cas de non-pratique du Breton et/ou gallo, l’assistant.e administratif.ve s’engage à suivre une formation à une des 2 langues.

Savoir et savoir-faire

§ Disposer d’une bonne culture générale, s’intéresser et connaître les spécificités culturelles de Bretagne

§ Connaître le contexte, les enjeux et les politiques de la collectivité et du Conseil culturel de Bretagne

§ Posséder une bonne connaissance des acteurs associatifs et de leur fonctionnement

§ Maîtriser les outils bureautiques

§ Maîtriser les techniques de secrétariat

§ Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

§ Respecter la charte graphique de la collectivité

§ Savoir s’exprimer à l’oral et savoir rédiger

Savoir être

§ Posséder le sens de l’organisation

§ Être réactif et disponible

§ Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées

§ Avoir le sens de l’accueil physique et téléphonique

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...