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RÉFÉRENT.E DU PROGRAMME D'INVESTISSEMENT IMMOBILIER - 384

Référence : 202409-384-3171
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…).
Elle est structurée autour d’une directrice, deux adjoint.es, 2 pôles et sept services :

- Le pôle analyse des risques (PADR),

- Le pôle coordination (POLCOO),

- Le service de l’expertise technique et de la programmation (SETEP)

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)

- Le service de la stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

ainsi que quatre services immobiliers, ces derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).

Le Service fonctionnel de l’Immobilier (SEFI), au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations.

Il porte deux programmes budgétaires :

- celui des investissements immobiliers des lycées (110 M°€ / an),

- celui relatif au patrimoine et à la logistique.

Le Service fonctionnel de l’immobilier (SEFI) dispose de trois pôles :

- le pôle achat juridique de l’immobilier (PAJI),

- le pôle financier immobilier (POFIM), en charge du programme des investissements immobiliers des lycées publics et des projets confiés aux mandataires (Sembreizh et Lannion Trégor Communauté),

- le pôle financier logistique et services généraux (POFILS), en charge du programme financier Patrimoine et Logistique et à terme des enveloppes budgétaires confiées à la DIL par les autres directions pour intervenir sur leur patrimoine.

Son effectif est de 23 agents.

Dans le cadre de son projet de direction, la direction de l’immobilier établit une offre de services vis-à-vis des autres directions pour les interventions sur le patrimoine qui sert leur politique ainsi que pour le service des moyens généraux (SMG) désormais attaché à la DGA Ressources.

Le SEFI exécute, par délégation, les budgets des directions d’investissement pour les projets pour lesquels la DIL assure la maîtrise d’ouvrage. Il a également la charge de l’exécution financière des crédits délégués par les autres directions à la direction de l’immobilier dans le cadre de l’offre de services. Il a la charge de la sécurité juridique, administrative et financière des actes de la direction sur les investissements immobiliers. Le pôle financier immobilier (POFIM) pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec V 02.2024 la direction et les chefs de service. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des subdivisions.

La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices.

Les missions de ce pôle sont :

- Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées,

- Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d’ouvrage, les conventions de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO),

- Financement des projets d’investissements immobilier,

- Exécution de toutes les opérations sous mandat, des CPP (Conventions Public-Public), des opérations directes des services centraux (hors SMG),

- Porte d’entrée des services immobiliers pour l’exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,

- Pilotage administratif et financier des mandats,

- Suivi des accords-cadres et des marchés transversaux utilisés par les services immobiliers, le SETEP et le PADR.

Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 5 gestionnaires administratifs, 4 référents et 2 coordonnatrices

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Dans cet environnement, le-la référente devra assurer l’exécution des programmes budgétaires et des opérations sous mandat du département dont le.la référent.e a la charge en lien avec le.la chef.fe du service immobilier et son assistant.e. Ses missions régulières sont les suivantes :

- Suivre l’exécution du budget du département :

· Être garant.e de l’exécution financière et administrative du budget dédié au département,

· Être chargé.e du suivi global du budget du département.

- Préparer la Commission Permanente du département

· Collecter des demandes d’inscriptions de crédits en commission permanente (directes : services immobiliers / déléguées => notes décisionnelles),

· Consolider le rapport de la commission permanente pour le département avant transmission au pôle coordination,

· Affecter des tranches sur Grand Angle 360,

· Etablir des fiches projets, annexes au rapport de la commission permanente.

- Suivre des opérations déléguées (sauf hors lycées)

· Préparer les ordres de services au mandataire sur la base des informations transmises par le.la chef.fe de projet du service immobilier et suivi administratif des opérations déléguées, instruction des quitus au mandataire,

· Réceptionner et vérifier la présence des pièces de marchés produites mensuellement par le mandataire sur le répertoire partagé,

· Liquidation des dépenses et des recettes des avances aux mandataires,

· Exécuter et suivre des délégations de maîtrise d’ouvrage aux établissements.

- Rendre compte des marchés et avenants directs et délégués

· Collecter des marchés et avenants passés en direct par le service immobilier,

· Mettre à jour les fiches projets annexes des rapports de commission permanente,

· Rendre compte en session de l’exécution des marchés publics,

· Mettre en adéquation des opérations livrées entre l’inventaire physique et comptable, en lien avec le STRAT.

- Clôturer et archiver des dossiers :

· Instruire les crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence,

· Instruire et notifier les bilans d'opérations et les quitus des projets,

· Être le lien, avec le STRAT, de l’adéquation entre l’inventaire physique et comptable,

· Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés et des mandataires.

- Organiser la transversalité et la communauté administrative des investissements immobiliers avec les assistantes des services immobiliers

· Mettre en place et suivre des process entre les services centraux et les services immobiliers,

· Produire les indicateurs pertinents d’activités du département,

· Suivre les notes décisionnelles produites par les agents de la DIL (impacts financiers),

· Partager des informations relatives aux marchés et avenants par département,

· Contribuer à la continuité du service (fonctionnement en binôme avec la référente d’un autre département).

2- Missions occasionnelles :

· Suppléance d’un.e assistant.e de service immobilier en cas de besoin,

· Prise en charge d’opérations hors du département confié dans le cadre des priorités établies par le.la chef.fe de service et/ou la cheffe de Pôle.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Cheffe du Pôle financier immobilier

· L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : Directrice de l’Immobilier, Adjoint.es, chefs de services, agents

· Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les chefs de subdivisions, chefs de projets et chargés d’études, techniciens chargés d’opérations d’investissement et de maintenance, assistantes, le service comptabilité et les directions fonctionnelles de la collectivité

· Partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d'ouvrage (SEM, services techniques des villes …), entreprises, payeur régional, rectorat, experts assurances, experts judiciaires, géomètres, autres collectivités…

Lieu de travail : site de Rennes - Patton

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

•Connaître la réglementation en matière de commande publique, de comptabilité publique, de maîtrise d’ouvrage publique, de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques,

•Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité,

•Disposer d’une aisance avec les outils informatiques : traitement de texte, tableur, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion du courrier (ARIANE), des portails dédiés (lycées, direction), des espaces collaboratifs, de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), de gestion des marchés (MARCO), des dossiers archivés (AVENIO),

•Savoir analyser,

•Savoir rédiger des notes et des comptes rendus,

•Posséder le sens de l'organisation et de la méthode,

•Être concis et synthétique à l'oral et à l’écrit,

•Être rigoureux et disposer du sens de l’organisation,

•Savoir respecter les délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers),

•Savoir travailler avec des contraintes calendaires,

•Savoir poser les priorités, alerter.

Savoir être :

•Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail d'équipe,

•Être force de proposition,

•Être pédagogue,

•Savoir prendre des initiatives,

•Savoir rendre compte,

•Avoir de bonnes qualités relationnelles,

•Être rigoureux,

•Savoir respecter les délais.

Pourquoi nous rejoindre

• Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

• Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)

• Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...