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ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE ET FINANCIER·ÈRE SERVICE IMMOBILIER DE L'ILLE-ET-VILAINE (RENNES)- 4082

Référence : 202409-4082-3172
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

La direction de l’immobilier (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées et établissements d’enseignement, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports et transports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti.

La direction de l’immobilier pilotée par le.la directeur.ice et deux adjoint.es est structurée en 7 services et 2 pôles :

- Le service immobilier 22.

- Le service immobilier 29.

- Le service immobilier 35.

- Le service immobilier 56.

- Le service de l'Expertise Technique et de la Programmation (SETEP)

- Le pôle analyse des risques (PADR)

- Le pôle Coordination (POLCOO)

- Le service de la stratégie foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)

L’essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m² – 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en œuvre d’un schéma directeur immobilier décliné au travers de plans d’actions d’une durée de 3 ans sur le mandat de l’exécutif. Ces investissements ainsi que ceux concernant les bâtiments des services régionaux relèvent des missions de la direction de l’immobilier.

Pour les autres éléments du patrimoine régional, la DIL intervient en tant que propriétaire et en prestations de services pour les autres directions afin de couvrir leurs besoins fonctionnels en bâtiments et pour la maintenance.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en services immobiliers territoriaux au plus proche des territoires et des usagers. Chaque service immobilier est ainsi en charge, d’une part, de la maintenance spécialisée du patrimoine immobilier de la région ; d’autre part, des travaux de maintenance, d’entretien et travaux neufs en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat.

Les opérations structurantes de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d’ouvrage.

Les travaux de gros entretien renouvellement ou très circonscrits, en termes de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en Maîtrise d’ouvrage directe (conduite d’opération par les services immobiliers) en externalisant les prestations.

Enfin, pour les interventions ponctuelles simples, il peut être proposé aux lycées d’en assurer la maitrise d’ouvrage par délégation dans le cadre de convention de coopération public – public (CPP) sur la base de projets approuvés par le service immobilier 35.

Le service immobilier 35 intervient sur 35 lycées publics ainsi que sur le patrimoine tertiaire régional présent sur le territoire du Département de l’Ille et Vilaine (locaux des services, bâtiments des ports, sites des voies navigables…).

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Les missions de l’Assistant·e administratif·ve et financier·ère du service sont les suivantes :

1- Missions régulières :

- Assister la gestion administrative du service immobilier ;

- Participer au processus de préparation budgétaire avec le responsable du service;

- Participer à la préparation de la Commission Permanente - affectations des crédits et suivi du processus (y compris notes décisionnelles); en collaboration avec les agents techniques du servcie, pour les opérations d’investissement et de maintenance du servcie (hors opérations de mandat), dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique :

- Définir, organiser et planifier les programmes d’achats communs pour l’investissement et la maintenance et en informer le comité d’achats de la DIL ;

- Conduire les procédures d’achats non formalisées pour le service (marchés en procédure adaptée et exécution des accords-cadres). Au-delà d’un certain seuil, ces procédures sont conduites en lien avec le SEFI.

- Assurer l’exécution administrative des marchés en procédure adaptée et les commandes (marchés subséquents, bons de commandes de accords-cadres);

- Assurer la gestion comptable des marchés publics nécessaires à l’activité du service ;

- Coordonner et assurer le suivi des commandes et de paiement des factures après vérification du « service fait » ;

- Réaliser le suivi budgétaire et comptable des crédits (affectés, engagés, mandatés) dans Grand Angle et s’assurer du respect des délais de paiement ;

- Rendre compte régulièrement de l’état des dépenses engagées par le service ;

- Tenir à jour des indicateurs financiers et administratifs de suivi de l’exécution des marchés et des commandes ;

- Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre services immobiliers et services centraux sur les aspects administratifs, budgétaires et comptables des opérations d’investissement et de maintenance ;

- Sensibiliser les agents du service aux règles et procédures comptables et financières et de commande publique.

- Assurer l’intérim de l’assistant·e administratif·ve du service dans le cadre de la continuité du service.

2- Missions occasionnelles :

- Participer à des événements impliquant le service immobilier;

- Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services immobiliers et les services centraux sur les aspects administratifs ;

- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service immobilier et à la DIL ;

- Apporter un soutien administratif à l'assistant·e administratif·ve et financier·ère du service afin que la continuité du service soit satisfaite : participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics (procédure non formalisée), de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement… ;

- Assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier·ère d’un autre service immobilier afin que la continuité du service soit satisfaite.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : chef du service immobilier 35

· L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction de l’Immobilier : directeur.ice, adjoint.es au.à.la directeur.ice, SETEP, SEFI, pôle Coordination, STRAT, pôle ADR, autres Services Immobiliers

· Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le patrimoine immobilier géré par la direction de l’immobilier, les espaces territoriaux, les élus en territoire.

· Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées…), les prestataires techniques, le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).
Lieu de travail : site de Rennes - Atalante
Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes, …) : Déplacements ponctuels sur le territoire du service immobilier de rattachement et sur le territoire breton si besoin

Compétences recherchées

Qualification : formation supérieure en comptabilité / gestion / administration et finances publiques, commande publique.

L’agent devra démontrer une bonne maîtrise dans les domaines suivants :

- Connaissance des procédures administratives de la Région ;

- Maîtrise de la comptabilité publique, des finances publiques, des marchés publics ;

- Aisance avec les outils informatiques : gestion des procédures de consultation (MARCO WEB), gestion financière et comptable (Grand Angle) ; capacité à utiliser un outil de GMAO ;

- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, internet, courriel)

- Autonomie dans l’organisation du travail – force de proposition ;

- Gestion pertinente des priorités et urgences ;

- Connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles…) serait appréciée.

Savoir-faire et savoir être :

- Rigueur et sens de l’organisation et capacité à suivre les process ;

- Qualités relationnelles : capacité d’écoute, capacité à s’adapter et à communiquer avec différents interlocuteurs ;

- Sens du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d’interlocuteurs variés ;

- Rendre compte et respecter les obligations de discrétion ;

- Gestion pertinente des priorités et urgences ;

- Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées.

Pourquoi nous rejoindre

• Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

• Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)

• Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...