ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE - TEMPORAIRE

Référence : 202409-367-3183
Type de contrat : Temporaire
Grade : Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…).
Elle est structurée autour d’une directrice, deux adjoint.es, 2 pôles et sept services :

- Le pôle analyse des risques (PADR),

- Le pôle coordination (POLCOO),

- Le service de l’expertise technique et de la programmation (SETEP)

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)

- Le service de la stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

ainsi que quatre services immobiliers, ces derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).

Le Service fonctionnel de l’Immobilier (SEFI), au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations.

Il porte deux programmes budgétaires :

- celui des investissements immobiliers des lycées (110 M°€ / an),

- celui relatif au patrimoine et à la logistique.

Le Service fonctionnel de l’immobilier (SEFI) dispose de trois pôles :

- le pôle achat juridique de l’immobilier (PAJI),

- le pôle financier immobilier (POFIM), en charge du programme des investissements immobiliers des lycées publics et des projets confiés aux mandataires (Sembreizh et Lannion Trégor Communauté),

- le pôle financier logistique et services généraux (POFILS), en charge du programme financier Patrimoine et Logistique et à terme des enveloppes budgétaires confiées à la DIL par les autres directions pour intervenir sur leur patrimoine.

Son effectif est de 23 agents.

Le pôle financier immobilier (POFIM) pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec la direction et les chefs de service. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des services immobiliers.

La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices.

Les missions de ce pôle sont :

- Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées,

- Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d’ouvrage, les conventions de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO),

- Financement des projets d’investissements immobilier,

- Exécution de toutes les opérations sous mandat, des CPP (Conventions Public-Public), des opérations directes des services centraux (hors SMG),

- Porte d’entrée des services immobiliers pour l’exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,

- Pilotage administratif et financier des mandats,

- Suivi des accords-cadres et des marchés transversaux utilisés par les services immobiliers, le SETEP et le PADR.

Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 5 gestionnaires administratifs, 4 référents et 2 coordonnatrices

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer le suivi administratif et financier d’un portefeuille d'opérations d'investissement immobilier :

Le-la gestionnaire se voit confier un portefeuille d'opérations en lien avec plusieurs chefs de projets opérationnels émanant de différents services de la Direction de l'Immobilier.

1 - Assurer la gestion administrative et financière des opérations d'investissement immobilier déléguées à un mandataire :

- Réserver les crédits, effectuer les engagements financiers

- Préparer le dossier administratif de l'opération (logiciel gestion des opérations)

- Instruire les demandes d'avances financières

- Suivre les décisions administratives du maître d'ouvrage sur chaque opération

- Assurer l'instruction administrative des procès-verbaux de réception et des réserves

2 - Suivre la production et l’exécution administrative et financière des conventions et notamment, traiter :

- Les conventions de financement avec des partenaires

- Les conventions de Partenariat Public-Public (CPP ex DMO)

3 - Procéder à la clôture et l'archivage des dossiers :

- Instruire les crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence

- Instruire et notifier les bilans d'opérations et les quitus des projets

- Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés

4 - Rédiger des notes et courriers simples aux partenaires et établissements d'enseignement

5 - Assister le pôle financier immobilier pour :

- La mise en place et le suivi de certains indicateurs

- La préparation de réunions

- Tester certains outils avant expérimentation

- Soutien à la formalisation de documents administratifs et comptables dans le cadre des dispositifs de financements externes (FESI, AMI etc…)

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef du Pôle financier immobilier

• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : sans objet.

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein du service : agents du service,

• Au sein de la Direction : Directrice de l’Immobilier, Adjoint.es, chefs de services, agents,

• Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les chefs de services immobiliers, chefs de projets et chargés d’études, techniciens chargés d’opérations d’investissement et de maintenance, assistantes, le service comptabilité et les directions fonctionnelles de la collectivité,

• Avec les partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d'ouvrage (SEM, services techniques des villes …), entreprises, payeur régional, rectorat, experts assurances, experts judiciaires, géomètres, autres collectivités…

Lieu de travail : Rennes, site de Patton
Temps complet

Métier éligible au télétravail

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes…) : Multiplicité des acteurs

Durée du contrat : 6 mois
Grade : adjoint administratif
Rémunération : 1 703.69 euros nets mensuels
Prise de poste : début novembre
Entretiens organisés le 09/10/2024 après-midi

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

- Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales

- Connaître des règles de la comptabilité publique

- Connaître les outils bureautiques

- Connaître les techniques de classement et d'archivage

- Connaître les logiciels de gestion de dossiers et de gestion financière

- Savoir suivre une enveloppe budgétaire

- Posséder le sens de l'organisation et de la méthode

- Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit

Savoir-être :

- Être rigoureux

- Savoir respecter les délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)

- Savoir rendre compte

- Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail d'équipe

- Être diplomate

- Être réactif

- Savoir prendre des initiatives

- Faire preuve de pédagogie (rappeler les règles et notamment celles des processus du marché de mandat au mandataire)

Pourquoi nous rejoindre

• Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

• Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)