ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE ET FINANCIER.E - TEMPORAIRE

Référence : 202409-13382-3194
Type de contrat : Temporaire
Grade : Rédacteur

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

La direction de l’immobilier (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées et établissements d’enseignement, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports et transports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables,

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti.

La direction de l’immobilier pilotée par le.la directeur.ice et deux adjoint.es est structurée en 7 services et 2 pôles :

- Le service immobilier 22.

- Le service immobilier 29.

- Le service immobilier 35.

- Le service immobilier 56.

- Le service de l'Expertise Technique et de la Programmation (SETEP)

- Le pôle analyse des risques (PADR)

- Le pôle Coordination (POLCOO)

- Le service de la stratégie foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)

L’essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 – 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en œuvre d’un schéma directeur immobilier décliné au travers de plans d’actions d’une durée de 2 ans sur le mandat de l’exécutif. Ces investissements ainsi que ceux concernant les bâtiments des services régionaux relèvent des missions de la direction de l’immobilier. Pour les autres éléments du patrimoine régional, la DIL intervient en prestations de services pour les autres directions du Conseil régional.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en services immobiliers territoriaux au plus proche des territoires et des usagers. Chaque service immobilier est ainsi en charge, d’une part, de la maintenance spécialisée du patrimoine immobilier de la région ; d’autre part, des travaux de maintenance, d’entretien et travaux neufs en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat.

Les opérations de grande ampleur de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d’ouvrage.

Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en Maîtrise d’ouvrage directe (conduite d’opération par les services immobiliers) en externalisant les prestations, soit proposés en CPP (Convention Public Public) aux établissements sur la base de projets approuvés par le service immobilier.

Le service immobilier 22 intervient sur 21 lycées publics ainsi que sur le patrimoine tertiaire régional présent sur le territoire du Département des Côtes d’Armor (locaux des services, IFSI/IFSP, Port du Légué, Etablissement de Service Jeunesse…).

L’assistant.e administrati.ve et financier.ère du service immobilier est rattaché(e) au.à.la chef.fe de service et intervient sur l’ensemble des domaines administratif, comptable et achat du service en lien avec les services centraux (service fonctionnel et le pôle coordination)

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Suivi administratif et budgétaire

· Assurer la gestion administrative et financière du service immobilier en lien avec les assistantes administratives du service immobilier et du SEFI

· Participer au processus de préparation budgétaire avec le responsable du service immo, son adjoint.e et le SEFI

· Participer à la préparation de la Commission Permanente (affectations de crédits) en lien avec le.la référente du programme budgétaire concerné au service fonctionnel

· Suivi des notes décisionnelles préalables à la prise de décision en collaboration avec les agents techniques du service, pour les opérations d’investissement et de maintenance du service immobilier (hors opérations de mandat)

Sur le champ des achats et de la commande publique :

· Définir, organiser et planifier les programmes d’achats communs pour l’investissement et la maintenance en lien avec le pôle achats juridique de l’immobilier (PAJI)

· Conduire les procédures d’achats non formalisées pour le service immobilier (marchés en procédure adaptée et exécution des accords-cadres). Au-delà d’un certain seuil, ces procédures sont conduites en lien avec le PAJI

· Assurer l’exécution administrative des marchés en procédure adaptée et les commandes (marchés subséquents, bons de commandes de accords-cadres);

· Assurer la gestion comptable des marchés publics nécessaires à l’activité du service immobilier

Sur le champ des engagements et paiements des commandes et du suivi financier des crédits utilisés par le service :

· Coordonner et assurer le suivi des commandes et du paiement des factures après vérification du « service fait » ;

· Réaliser le suivi budgétaire et comptable des crédits (affectés, engagés, mandatés) dans Grand Angle et s’assurer du respect des délais de paiement ;

Sur le champ du rendu-compte et de l’organisation du service :

· Rendre compte régulièrement de l’état des dépenses engagées par le service ;

· Tenir à jour des indicateurs financiers et administratifs de suivi de l’exécution des marchés et des commandes ;

· Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures, et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre le service et les services centraux sur les aspects administratifs, budgétaires et comptables des opérations d’investissement et de maintenance ;

· Sensibiliser les agents du service aux règles et procédures comptables et financières et de commande publique.

· Assurer l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier du service immobilier dans le cadre de la continuité du service.

A titre occasionnel

· Participer à des événements impliquant le service (réunions de service, de la direction, groupes projets, communauté administrative…) et aux réflexions du service et de la direction sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité

· Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service immobilier et à la DIL ;

· Au titre de la continuité de service, apporter un soutien à l'assistant·e administratif du service (participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics, de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement… et/ou assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier·ère d’un autre service de la direction).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Sylvie LE GUILLOU, Cheffe du SIMMO 22

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions)

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : tous les services

· Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le patrimoine immobilier, référentes territoriales.

· Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées…), les prestataires techniques, le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).

Lieu de travail : Région Bretagne, Site de Saint-Brieuc, 4A Rue Sainte-Barbe

Horaires et temps de travail : Temps complet

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…)

Déplacements ponctuels sur le territoire de la subdivision immobilière de rattachement et sur le territoire breton si besoin.

Durée du contrat : 4 mois

Prise de poste : début novembre

Rémunération : 1 751.89 euros nets

Entretiens au fil de l’eau

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

- Formation et/ou très bonne expérience en marchés publics

- Très bonne connaissance des règles de finances et de comptabilité publique

- Connaissance de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques

- Aisance avec les outils informatiques : traitement de texte, tableur, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), logiciel de marchés (MARCOWEB)

- Capacité d’analyse et de synthèse

Savoir-être :

- Rigueur et sens de l’organisation

- Respect des délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)

- Savoir rendre compte

- Sens du travail en équipe et sens du contact

- Capacité d'adaptation

- Curiosité

- Autonomie et gestion pertinente des priorités

Pourquoi nous rejoindre

• Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

• Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)

• Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...