Revenir aux résultats

ASSISTANT·E EN CHARGE DE RELATION CLIENTÈLE - 3464

Référence : 202411-3464-3294
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

La Maison de la Bretagne est une antenne de la Région, à Paris, rattachée au pôle Ressources.

Située à deux pas de la gare Montparnasse, elle bénéficie d’une situation privilégiée, accessible en 1h30 depuis Rennes. Le site dispose de huit salles de réunion, un espace événementiel ainsi que des places pour les travailleurs nomades, dans un environnement rénové en 2019, avec une offre de services et des équipements adaptés aux attentes des usagers.

Cette vitrine parisienne de la Région permet aux élus et aux directions de rencontrer leurs partenaires, dans un lieu à l’image de la Bretagne.

Les espaces sont également mis à disposition des acteurs socio-professionnels qui ont besoin d’organiser des réunions, rendez-vous ou conférences à Paris. Des tarifs préférentiels s’adressent aux acteurs bretons.

Sous l’autorité de la responsable de la Maison de la Bretagne à Paris, au sein du pôle accueil / réservation composé de trois agents, épaulé d’un.e apprenti.e, la personne contribue, de manière collégiale, à l’accueil des élus, des entreprises, des acteurs institutionnels et associatifs, du grand public. Elle contribue à la gestion administrative et financière de l’espace affaires et à son fonctionnement logistique.

En complément, elle assure des fonctions spécifiques.

Missions

I- Missions partagées

Accueil des publics

Vous êtes le premier et dernier point de contact avec les visiteurs : élus, collègues, entreprises, institutionnels, associations, grand public.

- Assurer un accueil de qualité en mode multi-canal, valorisant l’image de la collectivité

- Adapter son discours en fonction du public

- Renseigner sur l’organisation et les compétences de la collectivité, ses principales politiques publiques

- Identifier la demande et orienter le public vers les services ou organismes compétents

Accompagnement des réservataires

- Assurer l’émargement des personnes et orienter les visiteurs

- Faire signer les documents administratifs au responsable de la réservation, remettre le matériel réservé et vérifier les retours

- Prendre en charge les demandes de dernière minute

- Fournir une aide technique aux usagers selon leurs besoins et notamment savoir accompagner les usagers dans l’utilisation du matériel de projection et de visio conférence

- Fournir toutes informations utiles sur le quartier selon les attentes des usagers

- Effectuer des permanences en soirée pour l’accueil d’événements

Gestion administrative

En tant qu’interlocuteur·rice privilégié·e des réservataires vous promouvez l’offre de services et contribuez à fidéliser les réservataires

- Conduire, avec les autres agents du pôle accueil, le suivi administratif et financier des réservations de l’espace affaires :

traiter les demandes, contrôler l’adéquation de l’agenda et des demandes de réservations, constituer les dossiers des réservations, en vérifier la complétude, renseigner les outils de gestion, éditer les documents administratifs et financiers, effectuer les relances, enregistrer les données effectives, suivre la facturation de la régie de recette, classer et archiver les dossiers clos

- Réaliser les mises à jour de la plateforme de réservations et du site internet

Exploitation logistique

En équipe, par roulement :

- Assurer l’ouverture ou la fermeture du site par roulement, selon les plannings

- Préparer et remettre en état les salles de réunion

- Mettre en place les prestations en salle, l’offre de services et veiller à la bonne tenue des locaux en dehors de la présence de la société de nettoyage

- Organiser et mettre en œuvre des événements accueillis dans la Maison

- Contribuer à la gestion logistique, en lien avec les services centraux ou les prestataires

- Rechercher de nouveaux matériels ou fournisseurs en vue d’achats

- Pourvoir à la petite maintenance des bâtiments, équipements et mobiliers

- Assurer le suivi des stocks

- Participer à de la manutention légère : déplacement de mobilier, palettes à défaire, réserve à ranger

- Entretenir le matériel de services (thermos, cafetières, bouilloires, vaisselles …)

- En tant qu’équipier incendie et secouriste du travail, intervention en coordination avec les autres agents du pôle accueil, notamment veille à l’application des consignes de sécurité.

II- Missions COMPLEMENTAIRES

- Rédiger des courriers, des compte-rendus de réunion, des prises de notes

- Participer au suivi administratif de la contractualisation avec des associations bretonnes à Paris

- Veiller à la qualité des affichages et documents internes et à leur renouvellement

- Réaliser des affichages et petits supports de communication à destination des réservataires

- Savoir présenter les principales actions de la Région Bretagne et de ses partenaires privilégiés

- Collaborer à la publication de contenus sur les différents supports de la Maison : site Internet, réseaux sociaux…sur l’actualité de la Maison, son offre de services, son organisation

- Participer au développement d’une offre de services complémentaires

- Pourvoir aux missions des autres agents du pôle accueil/réservation en cas d’absence

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n + 1) : la responsable de la Maison de la Bretagne

· L’agent encadre directement (n-1) : sans

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : DGA et son assistant.e

· Au sein de la collectivité : l’ensemble des élus et des agents-es de la Région Bretagne, le cabinet du Président

· Partenaires extérieurs : les partenaires privés et institutionnels notamment bretons, les collectivités bretonnes, les agences de la Région, les acteurs socio-professionnels utilisant l’espace affaires, les associations bretonnes à Paris

Lieu de travail : Maison de la Bretagne | Paris , 8 Rue de l’Arrivée 75015 PARIS

Métier éligible au télétravail ☐ Oui ☒ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) :

- Ouverture et fermeture du site par roulement

- Permanences en soirées

- Fermetures annuelles à Noël et en août

Compétences recherchées

- Issu·e d’une formation dans les domaines de l’hôtellerie, de la relation aux clients et aux usagers, ou équivalent, vous avez une expérience réussie dans les métiers de l’accueil, du service, du secrétariat ou de la gestion.

- Vous maîtrisez Pack Office, en particulier Excel et Power Point. Vous connaissez les bases d’un logiciel de réservation et de facturation.

- Vous avez des aptitudes rédactionnelles.

- Vous avez un niveau d’anglais correct.

- Vous avez le sens du contact et du service.

- Vous avez une présentation soignée et vous savez faire preuve de diplomatie, de discrétion et de réactivité. Rigoureux·se et organisé·e, vous aimez également travailler en équipe.

- Une bonne connaissance de la Bretagne, du contexte institutionnel et du quartier de Montparnasse seraient des atouts supplémentaires pour ce poste.

Spécificités du service à prendre en compte dans ce domaine :

- Grande polyvalence

- Horaires variables de 8h à 18h30, occasionnellement en soirée et le week-end

- Amplitude horaires contrainte par les ouvertures et fermetures du site, toute l’année

- Aptitude à la manutention

- Formation SST, Equipier Incendie, Habilitation électrique obligatoire

Pourquoi nous rejoindre

• Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche

• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)

• Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)

• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)

• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…)

• Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...