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ASSISTANT.E DE DIRECTION - 12781

Référence : 202602-12781-4316
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

Dans le cadre d’une mutualisation, l’assistant-e de direction est affectée à la DA avec une mise à disposition de la DIXIT à hauteur de 30 % soit 1 à 2 jours semaine en fonction du plan de charge.

DA : La direction de l’audit a pour objectifs de donner à la collectivité une assurance sur le degré de maîtrise de des opérations, sur le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle ainsi que sur la conformité des projets cofinancés par les fonds européens. Sa mission consiste à accroître et à préserver la délivrance d’un service public pertinent et de qualité en donnant avec objectivité une assurance, des conseils et des points de vue fondés sur une approche par les risques.

Contribuant aux enjeux stratégiques de la collectivité, la direction de l’audit est rattachée directement à la Direction Générale des Services et au Président du comité d’audit notamment pour la planification et la restitution de ses travaux.

Les activités d’audit de la DA sont réparties sur plusieurs domaines notamment :

· L’audit interne porte sur les processus/procédures, des organisations et dispositifs de gouvernance de gestion des risques et de contrôle interne des entités, des fonctions ou processus régionaux et européens.

· L’audit des organismes extérieurs porte sur la bonne utilisation des financements, de la maîtrise des activités et des risques par l’administration, de la bonne exécution des missions et contrats par les délégataires / mandataires régionaux/satellites…

· L’audit des fonds européens porte sur la régularité des dépenses et de l’efficacité du système de gestion et de contrôle de l’Autorité de gestion. Ces audits sont réalisés en relation fonctionnelle avec l’AnAFe (Autorité nationale d’Audit des Fonds européens – ex CICC) pour le compte de la Commission européenne.

L’ensemble de ces missions et activités sont réalisées, sous l’autorité d’un Directeur- rice et d’un adjoint-e, par une équipe d’audit pluridisciplinaire et polyvalente composée 4 auditeurs et 5 auditeurs séniors.

Dans ce cadre, l’Assistant.e de Direction est chargé.e d'assurer : Le secrétariat de la Direction. Il-elle assiste le directeur et directeur-adjoint dans la gestion et l'organisation administrative. Il-elle assure l'interface entre le Directeur, l’adjoint au Directeur, les collaborateur.trice-s de la Direction et les partenaires internes et externes. Il-elle participe au suivi de l'activité et des projets de la direction et fait office de référent M 365. L’assistante participe en tant que de besoin aux travaux d’audits de la Direction en lien avec les auditeurs. Il-elle est en relation avec la gestionnaire de La Direction de la communication (DIRCOM) pour la gestion des marchés de la DA.

DIXIT : Pour accompagner l’évolution de ses compétences (formation, mobilités, développement économique, aménagement du territoire, environnement, attractivité) et piloter au mieux les politiques publiques et les projets majeurs de la Région, la collectivité souhaite :

➢ Consolider le fonctionnement quotidien des services régionaux et poursuivre les transformations managériales et numériques

➢ Coordonner la mise en en œuvre territorialisée des politiques régionales et améliorer la relation aux usagers et à ses partenaires

➢ Assurer la mise en œuvre opérationnelle et transversale des politiques régionales.

Sous l’autorité de la directrice générale des services, la DIXIT anime la démarche d’amélioration de la relation aux usagers et accompagne le déploiement du projet d’administration, #TransBreizh, au sein de chaque service.

Composée de 25 agents répartis au sein des équipes de la Transfo (relation usagers, conseil en organisation, transformation numérique, innovation managériale), du Ti Lab et de l’innovation, de la communication interne et du Pôle Veille et Accès à l’information.

Dans ce cadre, l’Assistant.e de Direction est chargé.e d'assurer : le secrétariat du directeur et de son adjoint. Il-elle apporte un appui ponctuel pour l’organisation de réunions des temps collectifs (réunions mensuelles DIXIT, séminaires, TransfoDay) de la direction. Il-elle aide à la gestion et à l’accueil au Ti Lab (réservation des salles, gestion des sollicitations et demandes de rencontres sur les boîte mails Ti Lab et DIXIT)

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

> Assurer le secrétariat de la Direction de la DA

- Assurer la planification et la logistique des réunions, des déplacements et des colloques

- Prendre des rendez-vous et tenir à jour des agendas

- Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents

- Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, rapports et en assurer le suivi

- Envois des notifications lancement des audits, des rapports provisoires et définitifs + renseigner les différents supports de suivi

- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de restitution des audits, de réunions et notamment du Comité d’Audit

> Participer à l'organisation administrative de la DA

- Participer à l'élaboration de procédures internes

- Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services

- Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes

- Organiser le classement et l’archivage de dossiers sur les systèmes d’information

> Participer aux travaux d’audit (missions occasionnelles)

- Collaboration avec les auditeurs pour planifier les travaux et participer aux tests et preuves d’audit

> Coordination administrative et financière des marchés DA

- En relation avec la DIRCOM suivre les tableaux de bord et les données budgétaires et financières des 3 lors Audit interne – Audit FESI – Audit des organismes extérieurs

- Emettre les bons de commande et les transmettre à la DIRCOM en charge de la saisie, suivi, exécution dans les systèmes d’information – factures et liquidations en vue de l’assistance technique FESI

Les activités pour la DIXIT sont à organiser avec le Directeur en fonction des priorités :

> 1-Assurer le secrétariat du directeur et de son adjoint

- Assurer la planification et la logistique des réunions, des déplacements

- Prendre des rendez-vous et tenir à jour des agendas

- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion

> 2-Participer à l’animation de la direction :

- Aider à l’organisation des temps collectifs (réunions mensuelles DIXIT, journées annuelles) de la direction

- Aider à la gestion des adresses mails Ti Lab (laboratoire d’innovation) et DIXIT : réservation des salles au Ti Lab, gestion des sollicitations et demandes de rencontres

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Directeur de l’audit

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions)

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein des Directions DA et DIXIT : Ensemble des agents

· Au sein de la collectivité : Direction des Finances et de l’Evaluation (DFE), Direction des Affaires Européennes et Internationales (DAEI), Direction Numériques des Systèmes d’Information (DNSI), ensemble des Directions fonctionnelles (cellule courrier, reprographie, logistique, secrétariats des autres directions, …), Directeur des Opérations

· Partenaires extérieurs : Autres collectivités, services et établissements publics de l’Etat, prestataires marchés
Lieu de travail : Rennes Patton

Horaires et temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui avec une présence obligatoire les mardis et jeudis

Dotation particulière : Ordinateur portable – 2 écrans – imprimante portable

Compétences recherchées

Savoir-être :

- Être diplomate, disponible et à l'écoute

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées

- Etre discret et respecter la confidentialité des informations relative aux audits

- Etre rigoureux

Savoir-faire :

- Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat

- Posséder le sens de l'organisation et de la méthode et respecter les délais

- Avoir une vision globale des activités et missions de la Direction

- Etre concis et synthétique à l'oral et à l'écrit

- Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité

- Savoir rendre compte et informer sa hiérarchie de tout risque d’organisation et RH

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...