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ASSISTANT(E) DE COMMUNICATION _ 623

Référence : 202604-623-4520
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

L’assistant-e du service apporte une aide permanente aux attachés de presse dans la conduite de leurs missions. Il-elle assure par ailleurs le bon fonctionnement interne du service.

Missions

Missions principales

1) Accompagner le travail des attachés de presse

- Accueil téléphonique : renseigner, filtrer, transmettre les messages et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.

- Organisation pratique des conférences de presse en interne et externe (réservation de salles, demandes de devis, commandes de collations…) ; Idem en cas de voyages de presse (commandes transports, réservations hôtels…) ;

- Mise à jour quotidienne du planning des relations presse (date, lieu, objet, élus, agents référents…) ;

- Création et mise à jour des fichiers de journalistes (Excel et mail) pour l’envoi des documents à la presse ;

- Relecture et mise en page des documents presse (insertion logos, photos, tableaux…) avant envoi ;

- Gestion des tirages ou suivi de fabrication (en lien avec le service reprographie) des documents (papier en tête, chemises…) et assemblage dans les délais impartis ;

- Relances téléphoniques auprès des journalistes invités aux conférences de presse de la Région ;

- Envoi des documents à la presse par mail ; gestion des retours et échecs ;

- Gestion de la boîte à lettres générique « presse » : réponses si possible, transferts aux attachés de presse, suppressions des courriels inutiles, désabonnements newsletter…;

- Veille presse sur certains supports papier et Internet ;

- Suivi des dossiers : classement et archivage mensuel des documents (sur support papier et informatique) ;

- Mise en ligne de documents sur l’espace presse du site Internet « Bretagne.fr » ;

- Réalisation de revues de presse thématiques, suite aux grands événements (veille, mise en page, suivi de fabrication) ;

- Suivi de l’exécution des contrats et marchés publics (base de données journalistes, AMO, veille de retombées presse).

- Gestion des dépenses du service : commande, suivi et facturation lors de voyages de presse (déplacements, hébergements de journalistes, réservations salles…), paiement de factures (marchés en cours ou prestataires…), en lien avec la direction de la communication (DIRCOM).

2) Organiser la vie administrative du service

- Gestion du courrier (tri et distribution) et de la presse papier (classement puis tri) ;

- Gestion de l’organisation logistique du service, en relation avec les services de maintenance et logistique (

- Gestion régulière des fichiers partenaires (Etat, collectivités…) ;

- Diffusion des informations internes et externes utiles à la vie et au fonctionnement du service ;

- Organisation des déplacements et gestion des frais des attachés de presse ;

- Gestion des congés.

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef-fe du service Presse

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au Cabinet du président : directeur de cabinet et collaborateurs

· Au sein de la collectivité : Direction de la communication (PAO, événements, protocole, site Internet..)
et directions fonctionnelles (direction des ressources humaines DRH, service des moyens généraux SMG, direction des affaires juridiques et commande publique DAJCP et direction du numérique et des systèmes d’information DNSI)

· Partenaires extérieurs : Etat et Autres collectivités, Satellites de la Région

Lieu de travail : Rennes site Patton

Temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes, etc.) : horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service.

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

- Expérience dans un poste similaire d’assistante de communication

- Bonne connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité

- Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités, administrations et partenaires

- Intérêt pour le monde des médias, l’actualité régionale et institutionnelle

- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)

- Expression orale et écrite de qualité

- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe, grammaire

- Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, power point, etc.), de la messagerie et de l’internet

- Maîtrise des logiciels de gestion (Grand Angle et Progos)

- Organisation et méthode

- Sens de l’accueil téléphonique

- Sens du travail en équipe

- Disponibilité et discrétion

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...