Revenir aux résultats

ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE_3297

Référence : 202607-3297 ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE-4681
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

Dans un objectif de renforcer de la transversalité entre les services de la direction de la jeunesse, de l’égalité, de la culture et du sport (DIJECS), le poste proposé porte sur des missions d’assistanat de service au sein de 2 des 5 services composant la direction : le service arts et développement territorial (SADT) et le service jeunesse, égalité des droits (SEJ).

Le SADT met en œuvre la politique culturelle de la Région dans les domaines du spectacle vivant, des arts visuels et du matrimoine et patrimoine culturel immatériel. Il instruit les demandes de subvention relatives aux projets culturels et artistiques, met en place des outils d'expertise et d'évaluation, travaille en collaboration avec les autres collectivités locales (départements, communes et intercommunalités) pour une mise en cohérence des politiques publiques sur les territoires.

Le Service Égalité des droits et Jeunesse (SEJ) pilote les politiques en faveur de la jeunesse et de l’égalité, en particulier entre les femmes et les hommes, et en application d’un plan de refus de la misère et de lutte contre la précarité. Ce service se singularise au sein de la direction par la mise en œuvre de politiques dites intégrées, qui ont pour vocation, aux côtés des actions portées en propre, d’accompagner les autres services et politiques de la Région pour qu’en leur sein, soient prises en compte ces dimensions en faveur de la jeunesse et de l’égalité. Le SEJ anime également plusieurs instances régionales qui contribuent à la gouvernance organisée autour de ces sujets : Conférence Jeunesse, Conseil pour l’Egalité entre les femmes et les hommes en particulier, ainsi qu’une assemblée consultative de la Région, le Conseil régional des jeunes, lycéens et apprentis de Bretagne.

Au sein du SADT regroupant 9 agent·e·s, l’assistant·e administratif·ve oriente et conseille les usagers, organise la circulation d’informations internes et organise les temps réguliers de la vie du service, assiste les membres du service dans l’organisation de leurs déplacements et réservations et effectue des travaux de secrétariat divers.

Au sein du SEJ, regroupant également 9 agent.es, l’assistant·e administratif·ve intervient notamment en appui à la mission « Egalité entres les femmes et les hommes » pour assurer l’orientation des demandes concernant la politique, permettre la diffusion et l’actualisation des outils de la collectivité et contribuer à l’animation des réseaux de la Région en faveur de l’égalité femmes.hommes (conseil pour l’égalité, réseau des corres’égalité).

Missions

Missions régulières

1) Assurer le secrétariat et l’assistance du SADT

· Orienter et conseiller les usagers :

> Donner un premier niveau d’information sur les aides par téléphone et mail ;

> Accompagner au dépôt de dossiers en ligne ;

> Aiguiller en interne vers les différents interlocuteurs en fonction des sujets.

· Organiser la vie du service :

> Enregistrer le courrier ;

> Organiser et rédiger les comptes-rendus des réunions de service et réunions internes (réservations

de salles, montages de rendez-vous des chargé.e.s de mission et responsable du service, des réunions

de service, convocations aux entretiens professionnels ;

> Organiser l’arrivée et contribuer à accueillir les nouveaux arrivant·e·s ;

> Relayer des informations diverses en interne et en lien avec les assistantes des autres services de la

direction ;

· Assister les agents du service dans l’organisation de leurs déplacements :

> Editer les ordres de mission ponctuels ou permanents ;

> Réserver les billets de train et hébergement ;

> Réserver les spectacles auprès des lieux culturels et festivals du territoire régional.

· Réaliser des travaux de secrétariat :

> Suivre les dossiers pour lesquels une proposition de rejet est faite par le service (édition de

tableaux de suivi, échanges avec le FIR, rédaction des courriers ou mail de rejet)

> Editer des tableaux de bord à partir des outils de la collectivité en fonction des besoins internes

(bilan du nombre de dossiers par poste ou territoire, listes de contacts)

> Transmission d’informations aux usagers (mail d’information sur le calendrier de dépôt des

demandes d’aides, évolution des modalités de soutien…)

> Mise à jour des aides portées par le service sur le site internet de la Région (Wordpress)

2) Appuyer l’animation de l’approche intégrée de la mission Egalité des droits (SEJ)

· Assurer l’orientation des demandes concernant l’égalité des droits :

® Réceptionner les appels qui concernent l’égalité des droits, relais vers la gestionnaire du programme pour les questions de partenariats et de dossiers de demande de subvention, renvoi vers le site bretagne.bzh pour informations générales

® Relever la boite mail : mission.egalite@bretagne.bzh, selon les sujets, réponse en direct, ré-orientation, et suivi

· Permettre la diffusion des outils de la collectivité sur l’égalité des droits :

® Mettre à jour le guide « ressources Karta » sur la partie Egalité ainsi que la médiathèque d’outils liés à l’égalité femmes-hommes,

® Gérer le prêt des expositions dont la Région est propriétaire

® Envoyer et suivre la diffusion des outils proposés par la Région : envoi et suivi des violentomètres, diffusion de la boite à outils « collectiv’égalité » et autres outils à venir

· Contribuer à l’animation des réseaux « Egalité » de la collectivité :

® Liens avec les correspondants égalité femme.hommes : veille et diffusion d’information aux correspondant∙es, appui à l’organisation des réunions du réseau (5/an),

® Développement et alimentation d’outils numérique pour animer les communautés de partenaires (Correspondants Egalité de la collectivité, membres du Conseil pour l’Egalité…)

Missions occasionnelles

> Participer aux réunions métier « assistante » de la direction

> Relais sur les missions de secrétariat des autres services de la direction en cas d’absence des assistant·es administratifs·ves

> Appui à l’organisation de manifestations ponctuelles

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Cheffe de service SADT

· L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : Ensemble des agents de la Direction et plus particulièrement les assistantes

des autres services de la direction (Assistantes de direction et des services SIMAG, SCACC, Sport).

· Au sein de la collectivité : Relations régulières avec les autres directions notamment direction des

finances et de l’évaluation (FIR), direction de la communication

· Partenaires extérieurs : Usagers (porteurs de projets culturels)

Lieu de travail : site de Rennes - Atalante

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Dotation particulière :

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

Compétences recherchées

· Rigueur, sens de l’organisation, et polyvalence

· Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité

· Esprit d’initiative et autonomie dans le travail

· Goût pour le travail d’équipe et sens des relations

· Bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Wordpress…) et outils Région (Aiden, suite Microsoft : Teams, M365, Iparapheur, Déplacements, KDS).

· Sensibilisation aux problématiques culturelles

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances et culture, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...