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GESTIONNAIRE DES AIDES FINANCIÈRES POUR LES STAGIAIRES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Référence : 202611-4059-5008
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Contexte

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Direction du développement des formations et des compétences (DDFC) décline la mise en œuvre de la politique publique relative à la formation des personnes en recherche d’emploi, aux formations sanitaires et sociales et à l’apprentissage. Elle prépare, exécute et assure le suivi budgétaire de cette politique publique. Elle initie le déploiement de dispositifs et d’aides aux personnes en formation. Son organisation repose sur :

· Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoint.es et d’une assistance de direction

· Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),

· Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),

· Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),

· Un service accompagnement des personnes (SACOP),

· Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).

La DDFC assure une animation fonctionnelle des Unités Territoriales Emploi Formation (UTEFO) dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.

Centrées sur les apprenants, les missions du SACOP sont les suivantes :

- Mettre en œuvre des dispositifs individuels de formation,

- Assurer la gestion des aides aux apprenants,

- Assurer le suivi de la relation aux apprenants (démarche qualité),

- Développer et suivre les partenariats avec les structures chargées de l’accompagnement des publics « spécifiques » et les différentes coopérations dans le domaine de l’insertion

Le service est actuellement composé :

- du Pôle Accompagnement des Apprenants (PADA)

- du Pôle Aides Financières (PAF)

- de 2 Chargés de partenariats accompagnement des personnes

- 1 Coordinatrice

- 1 Assistante de service

Le Pôle aides financières a en charge la gestion de l’aide financière pour les stagiaires suivant des formations financées par la Région, des bourses d’études pour les formations sanitaires et sociales ainsi que la relation aux apprenants.

Plusieurs types de paiements sont à assurer par l’équipe de gestionnaires :

- Le paiement de l’aide financière (plus de 9 000 dossiers par an)

- Le paiement des bourses sanitaires et sociales (environ 2 500 dossiers par an)

Au sein d’une équipe, chaque gestionnaire a un portefeuille de dossiers à gérer. De plus pour plus de fluidité de traitement, il y a une polyvalence entre les gestionnaires.

Le Pôle est composé d’une Cheffe de Pôle, d’une Coordonnatrice et de 11 gestionnaires.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer les différents types de paiement (rémunération, restauration, bourses) de manière polyvalente avec d’autres gestionnaires, en fonction du flux des dossiers à traiter :
- Réceptionner les dossiers de demandes dématérialisées transmises par les apprenants (en volumétrie conséquente),
- Instruire et contrôler les dossiers (vérification des pièces justificatives, contrôle des éléments du dossier, coordonnées bancaires et calcul du montant de la rémunération),- Enregistrer quelques caractéristiques des demandes sur logiciels spécifiques (RIB par exemple),
- Contrôler et effectuer les paiements dans le logiciel prévu, sur la base d’un planning précis, 3 fois par mois,
- Assurer les envois aux stagiaires des décisions de prise en charge de leur rémunération,
- Assurer le suivi des demandes et tenir à jour les dossiers,
- Archiver les dossiers,
- Rédiger des courriers et en assurer la diffusion, le classement, etc.…

- Transmission des demandes de trop perçu à la comptabilité via le logiciel dédié (procédure dématérialisée)
- Assurer l'accueil téléphonique des organismes de formation, usagers et des stagiaires, via l’outil KIAMO
- Participer à l’amélioration et -l’évolution des procédures d’organisation et modes opératoires.

- Assurer la gestion de la boite mail générique du pôle- Participer aux travaux d’évolution des outils de gestion

- Contribuer à assurer la qualité de la donnée tout au long de la chaine de traitement

Le gestionnaire sera amené à travailler en équipe réduite au sein du pôle.

Le gestionnaire sera amené à contribuer, en équipe, à la gestion d'un dispositif.
De manière plus occasionnelle, il pourra lui être demandé de :
- Préparer les éléments pour les réunions,
- Rechercher des éléments en vue d'évaluation,

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef-fe du pôle aides financières

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : non

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : Chef-fe de Service, Chef-fe de pôle, autres gestionnaires de l’aide financière, gestionnaires des aides individuelles et collectives, Responsables de dispositif et/ou Assistant de formation, collègues du SDFOSS, assistante du service.

· Au sein de la collectivité : Direction des Finances, paierie, UTEFO

· Partenaires extérieurs : Organismes de formation, Pôle emploi, CAF, …

Lieu de travail : Rennes site Beaulieu
Horaires et temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…)

- Traitement de dossiers dans un calendrier contraint de 3 mandatements par mois pour l’aide financière et 1 mandatement par mois pour les bourses

- Attente forte d’un public en difficulté financière qui nécessite un délai réduit d’instruction

- Contacts téléphoniques quotidiens avec un public en difficulté. Risques de situations conflictuelles à gérer.

- Permanence à assurer par demi-journée via Kiamo. Planification par demi-journée (roulement entre gestionnaires)

CDD du 01/01 au 31/12/2027. Rémunération nette mensuelle, régime indemnitaire inclus : 1755.29 €, hors prélèvement à la source, contrat collectif obligatoire de prévoyance et éventuel supplément familial de traitement.

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

(Compétences, compétences techniques, compétences managériales…) :

Savoir et savoir-faire
Savoir :

Connaître l'environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales,

Connaître les compétences de la Région et les différentes directions,

Connaître la comptabilité et la paie,

Maîtriser les techniques de secrétariat,

Savoir utiliser les outils de bureautique (TDT, Tableur),

Pouvoir s'adapter aux outils spécifiques de gestion de la rémunération (extranet) et des bourses,

Connaître les dispositifs de financement de la formation professionnelle continue,

Connaître la législation : code du travail, de la sécurité sociale, veille juridique.

Savoir-faire :

Avoir de la rigueur et de l'organisation,

Savoir appliquer d’une procédure dans le cadre de l'instruction et du suivi des dossiers,

Savoir travailler en fonction de contraintes de calendrier,

Savoir être

Être diplomate,

Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail en équipe,

Savoir respecter des consignes,

Être réactif,

Avoir une qualité d'écoute et une capacité à présenter une argumentation,

Avoir un sens relationnel et très bon contact avec le public,

Avoir une capacité à gérer le stress lié aux missions du poste,

Etre polyvalent(e),

Savoir s'adapter,

Savoir rendre compte,

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances et culture, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...