ASSISTANT·E DE DIRECTION ET COORDINATEUR·RICE DES SECRÉTARIATS

  ACTIVITES DU POSTE : 

Missions régulières :

Assistance du·de la Directeur·rice et organisation administrative et logistique de la Direction : 

Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
Gérer les agendas, organiser les réunions (rédaction d’ordres du jour, respect des délais de transmission, prise de notes et rédaction de compte rendus) ; 
Organiser les déplacements ;
Gérer l’information et sa transmission ; veiller au respect des règles et procédures de la collectivité
Gérer les budgets « achats de fournitures » et « restauration/SMG de la direction » ;
Suivre les ressources humaines (tableaux de bord et procédures) ;
Gérer les boîtes de messagerie de la direction ;
Coordonner l’accueil et le courrier de la direction : Centraliser et vérifier les parapheurs ; suivi des notes à destination du Président et des élu·e·s ;
Participer à l’élaboration de procédures internes (procédures, documents types...) ; 
Mettre en place et gérer des tableaux de bord ; 
Participer à la conception et mettre à jour des supports de communication (guides, intranet…) ; 
Rédiger des courriers de réponse, créer des modèles types de documents ; 
Participer au paramétrage du système d’information et proposer des évolutions ; 
Procéder au suivi des productions attendues par les services et aux relances nécessaires ; centraliser les contributions des services ;
Organiser le classement et l’archivage de dossiers ; 
Être le point d’entrée des autres directions régionales. 

Missions de coordination interne à la Direction, et d’animation des secrétariats des Services (réseau des assistantes de la direction) : 

Organiser, diffuser et expliquer l’information auprès de l’équipe ; 
Organiser et planifier les activités en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne ; 
Veiller à la réactivité et la qualité du service rendu ; 
Mettre en place les réunions du réseau des assistantes, les outils communs, les procédures ou les formations utiles au bon fonctionnement de la direction ;
En lien avec les responsables des services et dans le cadre du codir DTP, définir et prioriser les missions de chaque agent·e et fixer les objectifs.

Suivi des projets et activités de la direction :

Aider à l’organisation d’événements et participation
Participer aux actions de communication
Valoriser et utiliser l’information qui transite par le secrétariat de direction
Assister la gestion de dossiers transversaux et le montage de dossiers exceptionnels 

Missions occasionnelles :

Secrétariat d’ensemble de la Direction, en complémentarité avec les autres secrétaires
Organisation de réunions « Tourisme » de la Vice-Présidente (« tro breizh », rencontres avec les acteurs et élus locaux du tourisme…)

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n + 1) : Directeur·rice DTP
L’agent encadre directement (n-1) : Sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein de la Direction : ensemble de la DTP ; Réseau des secrétariats des Services (3 assistant·e·s administratives pour 3 services)

Au sein de la collectivité : Ensemble des Directions opérationnelles et fonctionnelles – Réseau des assistantes de la Région

Partenaires extérieurs : Ensemble des partenaires de la DTP

Lieu de travail : Atalante – Cesson-Sévigné

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non