ASSISTANT.E DU SERVICE IMMOBILIER DU FINISTÈRE - 12901

ACTIVITES DU POSTE : 

1- Activités régulières :

Assistanat administratif :

-          Assurer l’accueil téléphonique et physique du service et transmettre les messages ;

-          Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous du. de la chef.fe du service immobilier et de son adjoint.e ;

-          Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par le service immobilier selon les process de la Direction ;

Assistanat comptable : 

En lien étroit avec l’assistante administrative et financière :

-          Gérer et transmettre aux fournisseurs les bons de commande des Emats et du service immobilier

-          Engager les bons de commande sur le logiciel Grand Angle 

-          Constituer et vérifier les dossiers comptables pour la mise en paiement des factures ;

-          Assurer le paiement des factures après vérification du « service fait » et s’assurer du respect des délais de paiement.

-          Rechercher des informations complémentaires sur les fournisseurs (RIB, avis siren, création de tiers…) ;

-          Assurer la correspondance avec les fournisseurs ;

-          Compléter les tableaux de bord et indicateurs d’activités mis en place.

Gestion et traitement du courrier, notes, compte-rendus :

-          Gérer et traiter les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE ;

-          Mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, compte-rendus ;

-          Participer aux réunions du service.

Logistique et communication interne :

-          Recenser les besoins logistiques du service (y compris des Emat) : commande et gestion des fournitures, des Equipements de Protection Individuels (EPI) pour l’ensemble des agents du service ;

-          Gérer le planning des absences et le suivi des convocations de formation, des mouvements de personnels en lien avec l’adjoint au chef de service ;

-          Gérer les ordres de missions, les états de frais et le suivi des droits à ticket restaurant des agents des Emat ;

Processus de validation des notes décisionnelles :

-          En lien avec le chef de service, suivi du process de validation des notes décisionnelles (environ une session par mois tout au long de l’année) : jalons de validations, vérification des opérations passant à la commission permanente concernée, relances… jusqu’à la validation définitive. 

-          Relectures, mises et forme et corrections des projets de notes décisionnelles élaborés par les agents du service, avant relecture et validation par le chef de service ; 

-          Dépôt des notes décisionnelles validées par le chef de service sous Teams, suivi du process et éventuelles relances jusqu’ la validation définitive ; 

Processus de validation des Autorisations de Travaux / Permis de Construire : 

-          En lien avec le secrétariat de la Direction, suivi du processus de validation des dossiers d’autorisation d’urbanisme ; 

-          Une fois le dossier AT / PC remis, vérification de sa complétude, remplissage du Cerfa et éventuelles relances (chef.fe de projet, conducteur.trice d’opération, voire Sem ou maître d’œuvre), jusqu’à la complétude du Cerfa qui est ensuite transmis au secrétariat de la DIL pour signature ; 

-          Dépôt des dossiers en ligne sur les sites des Mairies / EPCI (voire envoi papier beaucoup plus rarement)

-          Tout au long du processus d’instruction et jusqu’à l’obtention, assurer le lien entre le secrétariat de la DIL et les chef.fe de projet / conducteur.trice d’opération concerné.e.s

2- Activités occasionnelles

-          Participer à des événements impliquant le service et la DIL ;

-          Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services immobiliers et le SEFI sur les aspects administratifs (communauté administrative).

-          Sous réserve du chef de service, assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant-e d’un autre service immobilier afin que la continuité du service soit satisfaite.

-          Sous réserve du chef de service, contribution avec d’autres agents de la collectivité à l’accueil mutualisé de l’espace territorial Brest – Morlaix (Exemple : Accueil du public Physique et Téléphonique, Lancement des visio-conférences, Renseignement sur la formation de 1er niveau, Préparation des salles avant occupation…). 
Le temps de présence (physique) à l’accueil est calibré à une demi-journée par semaine en mode nominal, et pourra pendant certaines périodes (ex. congés scolaires) aller jusqu’à une journée certaines semaines, toujours sous réserve du chef de service

-          Assurer le rôle de « référente accidents du travail » (SI29, APB, DET Brest compris agents nomades) : assurer la déclaration sur Kelenn, constituer le dossier d’accident du travail en lien direct avec l’agent, les RH et la hiérarchie, et suivre l’évolution du dossier jusqu’à sa clôture ; 

-          En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à l’élaboration d’outils et/ou directement élaborer des tableaux de synthèse d’activité. Ces outils / tableaux se montent essentiellement sous excel (ex. bons de commandes, synthèse pluriannuelle des notes décisionnelles…)

-          En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à des réflexions plus transversales (ex. arborescence…). 

ENVIRONNEMENT DU POSTE
 

RELATIONS HIERARCHIQUES

·       L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef du service immobilier du Finistère.

·       L’agent encadre directement (n-1) : sans objet.

RELATIONS FONCTIONNELLES

·       Au sein du service : tous les agents.

·       Au sein de la direction : autres services immobiliers, SEFI, STRAT, SETEP, POSDIL.

·       Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le service immobilier, 

·       Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées…), les prestataires techniques (maîtres d’œuvre, entreprises…), le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).

 
Lieu de travail : Brest, Antenne Portuaire, Boulevard Isidore Marfille
 

Horaires et temps de travail : 

Métier éligible au télétravail            ☒ Oui                                    ☐ Non

Contraintes spécifiques : Déplacements ponctuels sur le territoire du service immobilier du Finistère et sur le territoire breton si besoin.