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ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-TIVE - 3373

Référence : 202504-3373-3678
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Contexte

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),

- une équipe logistique (LOGIST),

- une équipe des accueils des sites rennais,

- les achats,

- le courrier,

- la reprographie,

- le parc roulant,

Sous l’autorité du.de l’Adjoint.e au.à la Chef.fe de service, l’Assistant.e administratif.ve assure des missions de secretariat et participe à la gestion administrative et au suivi de l’activité du pôle et du service.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer des missions de secrétariat :

Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes et documents divers puis en assurer le suivi,
Elaborer des dossiers préparatoires aux réunions ; organiser les réunions et rédiger des comptes rendus le cas échéant,
Réserver des salles de réunion, préparer des déplacements,
Gérer les agendas électroniques, les plannings et les prises de rendez-vous.

Garantir l’accueil et le suivi du courrier du service :

Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les interlocuteurs, prendre les messages,
Gérer le courrier entrant-sortant et l’Iparapheur,
Assurer le suivi de boites mail génériques.
Assurer la gestion des salles :

· En interne et en externe lors des évènements et manifestations dans les locaux de la Région.

· En dehors des locaux de la Région, édition des bons de commande et mise en paiement des factures

· Pour les organismes extérieurs lors d’évènements dans les locaux de la Région :

- Assurer la gestion administrative des demandes (conventions, devis, factures…),

- Recenser les besoins et transmettre les informations à tous les services concernés (DIL, SMG, DNSI …),

- Assurer le suivi comptable et financier,

Participer au suivi des activités du périmètre du pôle (restauration, manifestations, déplacements professionnels) en relation avec le.la Chef.fe de pôle :

· Assurer la gestion du budget des dépenses de restauration en lien avec la cellule restauration,

· Assurer la gestion des commandes de prestations de service en l’absence de la collègue en charge

· Participer à l’organisation d’évènements à l’échelle de la collectivité (réception des vœux, repas de Noël, déjeuner sur l’herbe …)

Participer au suivi de l’activité et des projets du service :

· Réaliser du classement et de l’archivage,

· Commander les fournitures de bureau.

· Assurer la publication des communications du SMG sur Kelenn et Teams, et les mettre à jour les informations

· Assurer la construction du planning des congés du service en lien avec sa collègue

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : L’Adjoint.e au. à la Chef.fe du service, Chef.fe du POREV

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : NC

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la collectivité : avec toutes les directions et services, les membres du Cabinet, l’Assistante du Président et les Assistantes de l’exécutif

· Partenaires extérieurs : partenaires, organismes extérieurs

Lieu de travail : Rennes - site de Patton

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Nom de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Danielle El Kherchi

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

Connaître parfaitement les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité,
Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat (parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française),
Maîtriser les notions de classement et d’archivage,
Posséder le sens de l’organisation et de la méthode,

Savoir être :

Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens de la qualité de service,
Etre rigoureux et organisé,
Savoir prioriser son travail,
Etre discret et respecter la confidentialité des informations,
Savoir respecter les délais ; être réactif devant des situations imprévues,
Etre loyal,
Etre autonome et savoir prendre des initiatives.

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF11-Missions opérationnelles - Agent des services
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non