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ASSISTANT.E ADMINISTRATIF-IVE DU PÔLE BREIZH ACHATS - 13185

Référence : 202504-13185-3691
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Contexte

La mission de restauration et d’hébergement est un service public administratif local obligatoire dont les Régions sont autorités organisatrices. La Région Bretagne a fait le choix d’assurer ce service en régie.

En février 2024, la Région Bretagne s’est constituée elle-même en centrale d’achat. « Breizh Achats » intervient ainsi en lieu et place des cinq groupements de commandes et assume dorénavant les besoins des lycées et des collèges sur les segments d’achats alimentaires et non alimentaires (tels que les produits d’entretien, les papiers et fournitures de bureau, les vérifications réglementaires), en lançant les mises en concurrence correspondantes.

Breizh Achats doit répondre aux objectifs définis par les membres fondateurs, que sont la Région Bretagne et les quatre départements bretons :

- sécuriser l’acte d’achat des adhérents ;

- mettre en œuvre de nouvelles stratégies d’achats de produits locaux et de qualité ;

- consolider et rendre visibles les besoins d’achats alimentaires à l’échelle régionale ;

- animer la relation entre les acheteurs et les producteurs ;

- contractualiser avec des acteurs locaux ;

- fournir aux acheteurs/cantines une palette de produits de qualité répondant aux objectifs de la loi Egalim ;

- accompagner les établissements à l’introduction de ces produits en restauration via des prestations de conseil sur les sujets des achats et de la donnée.

Breizh Achats porte ses premiers marchés depuis le 1er janvier 2025 et devrait avoir récupéré la totalité des marchés des groupements de commandes à horizon 2027. Breizh Achats compte environ 330 adhérents, composés majoritairement des Etablissements Public Locaux d’Enseignement (EPLE : lycées + collèges).

Pour satisfaire à ces objectifs, un pôle Breizh Achats a été constitué au sein du service politique d’achat ( SPA). Ce pôle est composé d’un.e chef.fe de pôle et de 3 acheteurs.

L’assistant.e du pôle est l’interlocuteur.trice de 1er niveau des adhérents et fait le lien avec les agents du pôle. Il-elle assure des missions de secrétariat, d’accueil et contribue par son action au bon fonctionnement du pôle. L’Assistant-e apporte à l’équipe de Breizh Achats un appui sur les aspects administratifs, comptables et logistiques. Il/elle est également appelé-e à prendre part aux activités de coordination, communication et reporting liées au fonctionnement de la centrale d’achats.

Afin de contribuer à la continuité de service, l'assistant-e administratif-ive de Breizh Achats pourra participer, dans le cadre d’un roulement partagé avec les assitant.e.s des services de la direction, à l’ensemble des tâches du secrétariat de direction.

Missions

1. Assurer le secrétariat et les travaux bureautiques du pôle

· Participer à la rédaction et à la mise en forme des pièces les dossiers de consultation, courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi ;

· Participer à l'élaboration des supports de réunion (Comité technique, Conseil d’administration, webinaires adhérents/fournisseurs...) ;

· Organiser le classement et l’archivage de dossiers, notamment sur l’espace collaboratif du pôle ;

· Assurer la planification et la logistique des réunions ;

· Prendre des rendez-vous et tenir à jour des agendas ;

· Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents ;

· Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion.

2. Garantir l’accueil et le suivi du courrier du pôle

· Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs si besoin ;

· Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique ;

· Tenir à jour les bases de contacts Breizh Achats : listes des adhérents Breizh Achats avec les informations relatives aux adhésions, des fournisseurs, des partenaires…

· Assurer une réponse de 1er niveau aux demandes reçues sur la messagerie de Breizh Achats, répartir les sollicitations aux membres de l’équipe ;

· Assurer et suivre le respect des délais de réponse ;

· Centraliser et vérifier les parapheurs.

3. Contribuer à l’information aux adhérents

· Contribuer à la mise à jour des outils d’information à destination des adhérents et fournisseurs (pages internet, SharePoint…) ;

· Diffuser les messages d’information aux adhérents via les différents canaux : mails, espacé dédié, et page d’accueil Easilys.

4. Participer aux procédures de consultation

En lien avec l’acheteur référent :

· Collecter et compiler les historiques achats des marchés ;

· Recueillir et compiler les besoins des adhérents sur chaque consultation ;

· Participer à l’élaboration des pièces des dossiers de consultation ;

· Saisir l’évaluation de besoin pour chaque marché dans le SI achats ;

· Préparer les conventions d’adhésion spécifique par marché, vérifier les retours des conventions au regard des besoins remontés, assurer le suivi des signatures des conventions ;

· Gérer les avis de publications et d’attribution sur Mégalis ;

· Assurer le suivi des consultations sur Mégalis : questions/réponses, demandes de compléments…

· Effectuer la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité ;

· Veiller au remplissage des matrices Easilys par les fournisseurs et assurer l’import des données marchés dans l’outil de gestion de la restauration ;

· Programmer les réunions de suivi de marchés avec les fournisseurs en phase d’exécution ;

· Assurer la mise à jour des indicateurs de pilotage des marchés.

5. Effectuer des actes de gestion nécessaires à la mise en œuvre des actions du pôle

· En lien avec l’acheteur référent, assurer la gestion des revalorisations tarifaires : préparation des matrices, envoi aux fournisseurs, relances, vérification et communication à IDEOLYS ;

· Effectuer les commandes issues de devis ou d'accord cadre à bons de commande (bon de commande, création des tiers…) ;

· Effectuer les engagements et les liquidations des opérations ;

· Assurer la collecte des recettes des cotisations auprès des adhérents : vérifier les pièces, saisir et mettre en forme des données ;

· Participer au suivi budgétaire et l’exécution comptable (gestion des factures, suivi du budget, …).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Cheffe de pôle Breizh Achats ( PBA)

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) 0

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : Tous les agents de la direction

· Au sein de la collectivité : Tous les services et directions de la région

· Partenaires extérieurs :

o Adhérents Breizh Achats

o Services des départements bretons

o Fournisseurs Breizh Achats

o Editeur de services numériques ( ex : IDEOLYS)

Lieu de travail : Rennes, site de Patton

Horaires et temps de travail :

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste :

- Gildas RENARD (chef de service) : 02 99 14 47 – gildas.renard@bretagne.bzh

- Audrey GOARNISSON ( cheffe de pôle) : - 02 99 87 43 25 - audrey.goarnisson@bretagne.bzh

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

(Compétences, compétences techniques, compétences managériales,… ) :

• Maîtriser, parfaitement, les outils bureautiques : Word, Excel, power point, Teams, One Drive ;

• Posséder un sens développé de l'organisation et de la méthode ;

• Maitriser les logiciels métiers de gestion financière et autres outils de gestion : Grand Angle (logiciel financier), outils de SI achats (Mégalis, MARCO…) ;

• Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité ;

• Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales et notamment les marchés publics ;

• S’intéresser à l’achat public.

Savoir-être :

• Être capable de travailler en autonomie tout en activant les leviers du travail en équipe

• Être doté de capacités organisationnelles et d’une forte capacité d’adaptation

• Avoir de bonnes qualités relationnelles

• Être réactif

• Savoir prendre des initiatives

• Être discret et rigoureux

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF11-Missions opérationnelles - Agent des services
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non