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ASSISTANT.E DE DIRECTION DES ESPACES TERRITORIAUX D'ILLE-ET-VILAINE_3700

Référence : 202507-3700-3862
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Contexte

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Région Bretagne travaille depuis plusieurs années au développement d’une coopération renforcée entre les territoires, et plus particulièrement avec les communes et intercommunalités.

Ainsi, elle a engagé une territorialisation de ses services qui, par l’installation de 7 espaces territoriaux et la création de directions territoriales, permet de mieux répondre aux attentes des Bretonnes et des Bretons et d’accélérer les coopérations locales avec les collectivités, associations, entreprises qui font la vitalité de la Bretagne.

Ces directions territoriales regroupent, au plus près des partenaires et usager·e·s, les compétences régionales en lien étroit avec les territoires dans les domaines des lycées, des déchets, du développement économique, de l’emploi orientation et formation professionnelle et de l’aménagement mais elles sont aussi en interactions forte avec les directions en charge des transports et mobilités, canaux, immobilier…

L’Ille-et-Vilaine compte deux directions d’espace territorial (Rennes-St-Malo-Redon et Marches de Bretagne) regroupant une vingtaine de personnes localisées à Rennes-Cesson, Fougères, Redon et Saint-Malo, et pilotées par un seul et même directeur mutualisé.

Ces directions ont pour mission de faciliter le lien entre la Région et ses usagers, et de développer la présence régionale partout sur les territoires.

Les missions d’assistant.e de direction des espaces territoriaux d’Ille-et-Vilaine s’inscrivent dans ce cadre, en appui du directeur et des agent.es qui y sont rattaché.es. Il s’agit ainsi, tant d’améliorer et fluidifier les relations internes aux deux directions, entre les directions de la collectivité qu’avec les partenaires et usagers externes de la Région. Ainsi, elles s’articulent autour de missions d’assistance administrative mais également de communication et de relations publiques.

Par la transversalité de ses missions, l’assistant.e côtoie une diversité d’acteurs et de partenaires et aborde une diversité de thématiques en lien avec les compétences et politiques régionales avec comme enjeu majeur d’améliorer la relation aux usager.es.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Contribuer à améliorer la relation usager.es

· Assurer un rôle de de contact (présentiel et téléphonique) de premier niveau (information) avec les usagers et relayer, le cas échéant, les demandes vers les collègues concernés

· Assurer le suivi des demandes internes comme externes (mail, courrier, téléphone…) en s’assurant du respect des délais de réponse

· Apporter un soutien administratif (sur place, lors d’évènements, par téléphone, en visio…) aux porteurs de projets (associations, communes, EPCI, autres) dans la constitution, le dépôt et le suivi de dossiers de demande de subvention régionale ou européenne (toutes politiques régionales ayant exprimé des besoins)

Avec le directeur et en appui des agent.es, assurer le fonctionnement quotidien des directions territoriales d’Ille-et-Vilaine

· Assurer la planification et la logistique des réunions, rendez-vous et des déplacements

· Préparer, participer et assurer le suivi (compte-rendu et suites à donner) des réunions internes (réunions de direction, CODIR, revues de territoires, regroupements de directions sur les espaces territoriaux)

· Participer à l’animation du collectif de directions

o En centralisant et diffusant les informations au sein des directions

o En animant l’équipe Teams des directions

o En proposant des animations (en lien avec les collègues mobilisé.es)

· Organiser et gérer les locaux et les véhicules des différents sites sous la responsabilité des directions territoriales, les stocks et budgets fournitures et restauration

· Participer à l’élaboration de procédures internes

· Organiser le classement et l’archivage de dossiers

Participer au suivi de la présence régionale et au développement d’actions de communication et d’animation dans les territoires

· Animer, en lien avec le directeur, le programme de communication des actions territoriales à valoriser (recensement des sujets à valoriser, consolidation, lien avec la direction de la communication, mise en œuvre des actions retenues dans le programme)

· Elaborer et diffuser des lettres d’information à destination des partenaires

· Contribuer à l’organisation de la présence régionale sur des évènements territoriaux et/ou thématiques (salon des maires…) : conception, lien aux partenaires, logistique et présence

· Participer à l’organisation d’actions d’animations et de mise en réseau pour les territoires (réunions EPCI, communes…)

· Assurer le suivi de la présence régionale sur le territoire

o Suivi de l’agenda de représentation du Président par les élu.es en lien avec les directions et le Cabinet (inaugurations, réunions…)

o Recherche et transmission d’éléments pouvant alimenter les notes préparatoires à destination des élu.es

o Déploiement des supports de visibilité de la Région (Kakémono) pour les évènements le nécessitant sur tout le département (kakémonos…)

o Organisation de la visite d’élu.es régionaux (Président, élu.es référents…) sur le territoire

Participer à des projets transversaux

· Assurer le suivi et l’animation globale du projet de direction

· Assurer la représentation des directions dans le cadre de projets transversaux de la collectivité (relations usager.es…)

· Mettre en œuvre et renseigner des outils de suivi des actions territorialisées et élaborer les rapports d’activités

· Participer au réseau des assistant.es des espaces territoriaux de la collectivité

Assister le directeur dans toutes ses missions le nécessitant

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Directeur des espaces territoriaux d’Ille-et-Vilaine

· L’agent encadre directement (n-1) : Néant

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de l’espace territorial : Ensemble des collègues des deux directions d’espace territorial d’Ille-et-Vilaine (DETREN et DETMB)

· Au sein de la collectivité : toutes les directions et plus particulièrement

Service des moyens généraux

Direction de l’immobilier

Direction du numérique et des systèmes d’information

Direction de la communication

Chefferie de Cabinet et assistantes de l’exécutif

· Partenaires extérieurs :

Les EPCI et les communes

Les associations, notamment l’AMF35

Les porteurs de projets, quel que soit leur statut

Lieu de travail : Rennes

Horaires et temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques :

Sensibilité particulière du poste compte tenu de nombreuses relations avec les élu·e·s et partenaires

Ce poste implique des déplacements entre les différents sites de la Région mais également dans tous les territoires couverts et le nécessitant pour la diffusion de support de visibilité régionale.

Il nécessite aussi de pouvoir se rendre disponible lors de la tenue d’évènements

Dotation particulière : PC portable et téléphone mobile

Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

· Savoir-faire, compétence et expériences en lien avec l’animation/communication/développement territorial

· Compréhension de l'environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités

· Sens de l'organisation et de la méthode

· Savoir rédiger des écrits courts

· Bonne maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement numérique

· Intérêt pour les démarches locales de développement

· Sens de la diplomatie, bon relationnel

· Goût pour le travail en transversalité

· Rigueur et organisation

· Autonomie dans le cadre des responsabilités confiées

· Esprit d’initiative et de mise en œuvre du changement et force de proposition

· Esprit de partage et de coopération dans le cadre d'un travail d'équipe

· Agilité et adaptabilité

· Rendu compte

· Respect des délais

· Polyvalence

· Permis B

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF10-Missions d'appui fonctionnel et technique
- Complément indemnitaire : GF10-Complément
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non