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COORDINATEUR·RICE / CHEF-FE DE L'ACCUEIL DES SITES RENNAIS - 480

Référence : 202508-480-3896
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Technicien ; Technicien principal de 1ère classe ; Technicien principal de 2ème classe

Contexte

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

Rattaché au Pôle Ressources, le service des moyens généraux assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjointe à la Cheffe de service,

- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),

- une équipe logistique (LOGIST),

- une équipe des accueils des sites rennais,

- les achats,

- le courrier,

- la reprographie,

- le parc roulant.

Depuis 2019, la Région Bretagne a initié une démarche de Gestion de la Relation Usagers (GRU). Cette démarche marque la volonté de la Région de placer ses usagers.ères au cœur de la qualité de ses services rendus et de ses actions. Les objectifs régionaux visent à améliorer la relation aux usagers.ères et à offrir un service de qualité homogène et de proximité sur l’ensemble du territoire breton.

L’amélioration de la relation usagers implique la gestion de l’accueil multicanal, le pilotage de la qualité de service délivrée et perçue sur nos différents points de contact avec les usagers.ères tant externes qu’internes.

Sous l’autorité de la Cheffe de service, le.la Chef.fe d’équipe est chargé.e d’encadrer, de planifier le travail, d’organiser, de prioriser et de suivre au quotidien les activités d’une équipe de 10 agent.e.s sur 3 sites (Patton, Atalante et Beaulieu).

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Encadrer et accompagner une équipe d’accueil :

- Superviser l'activité de l'accueil, organiser et planifier les ressources selon les flux et la présence de 10 agent.e.s sur 3 sites

- Définir les missions de chaque agent.e au sein de l’équipe et fixer les objectifs

- Transmettre les informations et les consignes à l’équipe

- Former et accompagner les nouveaux.elles arrivant.e.s et assurer la transmission du savoir-faire
- Assurer l’accompagnement professionnel des agent.e.s (information, conseils personnalisés…) et identifier les adaptations et les besoins de formation nécessaires (formation, entretiens professionnels…)

Coordonner les activités et les procédures

- Organiser et planifier les activités en veillant à prendre en compte les priorités quotidiennes

- Suivre et vérifier la bonne exécution des activités

- Proposer, rédiger et actualiser les procédures de travail
- Maîtriser les outils métier de l’accueil, en assurer la supervision et savoir adapter les processus liés à leur évolution ou aux besoins du service

- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la qualité des réponses aux usagers.ères et aux agent.e.s, en collaboration avec la cheffe de projet qualité relation usagers et les différents services régionaux

- Etre attentif.ve aux actualités (mouvements de personnel ou élu.e.s, mise en place de nouvelles politiques régionales, nouveaux dispositifs, nouvelle organisation des services…)

- Appliquer et faire appliquer les règles de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux ainsi que les règles de sécurité incendie

Contribuer aux missions de l’équipe

- Participer, en tant que de besoin, à l’ensemble des activités dévolues au personnel d’accueil

- Assurer les missions de sauveteur secouriste/équipier incendie dans l'attente des services d’intervention

- Veiller chaque soir à ce que soit assurée la transmission des consignes au personnel chargé de l’entretien des locaux et de la sécurité des bâtiments

Rendre compte et conseiller la hiérarchie

- Suivre les données afférentes à l’activité (indicateurs d’activités et tableaux de bord) et les analyser

- Informer sur les résultats obtenus et les difficultés rencontrées

- Suivre l’évolution de la collectivité et la politique régionale

- Participer à la poursuite des objectifs d’amélioration de la qualité de la relation usagers en collaboration avec la Cheffe de projet Qualité Relation Usagers

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de la Cheffe de service

· L’agent encadre directement une équipe de 10 agent.e.s d’accueil

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein du service : relations quotidiennes avec l'ensemble des agent.e.s du service

· Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élu.e.s et agent.e.s de la collectivité et partenaires hébergés

· Partenaires extérieurs : tout public

Lieux de travail : Rennes (Patton) et Cesson-Sévigné (Atalante et Beaulieu)

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier non éligible au télétravail

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes…) :

- Ouverture au public du siège de la Région à Patton 8h-18h ou sur les sites d’Atalante et de Beaulieu selon les besoins organisationnels de l’équipe de l’accueil

- Disponibilité au regard des nécessités de service

- Permanence d’accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions…)

Dotation particulière : Dotation vestimentaire spécifique

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Juliette Thiriot

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

- Maîtriser les techniques d’organisation et de planification

- Maîtriser les principes du management

- Maîtriser les enjeux de service public et les compétences de la Région et des différentes directions

- Connaître le contexte et les enjeux de la collectivité
- Savoir hiérarchiser les activités

- Maîtriser les techniques d'accueil

- Connaître les outils bureautiques (M 365, Word, Excel…)

- Avoir une appétence pour les outils métiers liées aux missions d’accueil et au travail collaboratif (Teams, outil de téléphonie, outil de gestion de ressources, …)

Savoir-être :

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être disponible et à l’écoute

- Avoir le goût du travail en équipe : savoir fédérer, déléguer et contrôler

- Etre autonome dans le cadre des responsabilités confiées

- Etre capable de prendre des décisions et agir avec réactivité

- Savoir accueillir le public avec amabilité et courtoisie

- Être discret.ète et respecter la confidentialité des informations

- Savoir analyser et reformuler une demande

- Être rigoureux.euse

- Savoir gérer les situations de stress

- Savoir gérer les conflits

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF6-Management de proximité - Assistant-e de direction avec encadrement
- Complément indemnitaire : GF6-Complément
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Oui