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GESTIONNAIRE (H/F) - 13542

Référence : 202510-13542-4041
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Contexte

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Direction du développement des formations et des compétences (DDFC) décline la mise en œuvre de la politique publique relative à la formation des personnes en recherche d’emploi, aux formations sanitaires et sociales et à l’apprentissage. Elle prépare, exécute et assure le suivi budgétaire de cette politique publique. Elle initie le déploiement de dispositifs et d’aides aux personnes en formation.

Son organisation repose sur :

· Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoints et d’une équipe assistance de direction,

· Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),

· Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),

· Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),

· Un service accompagnement des personnes (SACOP),

· Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).

La DDFC assure une animation fonctionnelle des UTEFO dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.

Le SEFOG coordonne l'ensemble des activités financières et administratives de la Direction du développement des formations et des compétences. Il participe à la passation des marchés publics de formation professionnelle, à l’élaboration des conventions dans le cadre de cette même politique. Il assure la sécurité et la gestion des dispositifs d’achat public et conventionnels de la Direction. A ce titre, il veille à l'efficacité des procédures en proposant des mesures visant à les optimiser.

Placé sous l'autorité directe du Chef (fe) de service, le (la) gestionnaire participera notamment à la gestion administrative des dossiers d’achat de formation.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

I - Participer à la gestion administrative de la commande publique de formation et à la dématérialisation des procédures

- Participer à la préparation de l'estimation de besoins,

- Mettre en forme les pièces des dossiers de consultation des entreprises (DCE),

- Participer à la partie administrative de l’instruction des offres (sous le contrôle du Chargé de mission Achat),

- Compléter les documents préparatoires aux Commissions d’attribution,

- Suivre les formalités préalables à la notification des marchés (tableau de pilotage et de finalisation des marchés)

- Éditer des publipostages relatifs aux marchés (courriers, notifications, ATTRI 1, bons de commandes, …),

- Faire procéder à la signature des pièces des marchés (par voie de dématérialisation) et assure les transmissions au Contrôle de Légalité (CDL)

- Assurer le classement et l'archivage des marchés (dématérialisés),

- Assurer l’émission et le suivi des commandes et avenants en lien avec les autres services

II - Assurer le suivi des tableaux de bord de l’activité de commande publique

- Mettre à jour les tableaux de suivi des commandes

- Participer à la gestion prévisionnelle des dispositifs de formations (reconductions)

III - Participer à la gestion des dossiers FSE+ en lien avec les activités de formation

- Préparer les dossiers nécessaires aux demandes de subventions,

- Participer à la saisie des éléments dans le SI dédié aux demandes de subventions européennes (AIDEN).

IV - Mettre à jour des documents et des outils de gestion

- Participer à la conception/ l’amélioration des outils de gestion et de suivi des marchés,

- Participer à la création des modèles types de documents à destination des différents services de la direction et des partenaires extérieurs. Participer à la mise en place de nouvelles procédures et des applications informatiques SI

V- Missions occasionnelles

- - Participer aux groupes projets transversaux de la Direction (Missions des Ambassadeurs, déploiements de systèmes d’information),

- - Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et documents divers, et en assurer le suivi,

- - Assurer l'accueil téléphonique du service et la gestion du courrier et/ou courriel.

RELATIONS HIERARCHIQUES :

L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef-fe du service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG)

L’agent encadre directement (n-1) : NC

RELATIONS FONCTIONNELLES :

· Au sein de la Direction : Ensemble des services de la Direction.

· Au sein de la collectivité :

· Partenaires extérieurs : organismes de formation, partenaires institutionnels

Lieu de travail : Rennes site de Beaulieu

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

(compétences, compétences techniques, compétences managériales, … ) :

Bonne connaissance de l'environnement administratif et budgétaire des collectivités territoriales
Appétence pour la commande publique (Marchés publics) et les outils numériques,
Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office),
Être réactif et rigoureux.
Être autonome et savoir prendre des initiatives dans le cadre des responsabilités confiées,
Avoir de bonnes qualités relationnelles et d’écoute.

Autres informations

- Dernier occupant du poste : Marina BERTIN
- Groupe de fonction IFSE : GF11-Missions opérationnelles - Agent des services
- Complément indemnitaire : GF11-Complément_1
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non