Revenir aux résultats

ASSISTANT.E - GESTIONNAIRE _ 3719

Référence : 202510-3719-4053
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Contexte

La Direction des ports assure les missions portuaires de la Région Bretagne sur 21 ports, dont 8 dans le Morbihan : Elle est ainsi, propriétaire, gestionnaire, responsable de l’exploitation et aménageuse du port de Lorient depuis 2007 et des ports de Vannes (commerce), Séné (Port Anna et Barrarach), Arz (Béluré), Quiberon (Port Maria), Groix (Port Tudy) et Belle Ile (Le Palais) depuis 2017.

La diversité des compétences dont la Région a la charge sur les ports, couplée aux responsabilités opérationnelles et relationnelles l’ont amené à mettre en place une antenne portuaire sur le port Lorient représentant, vis-à-vis de l’ensemble des places portuaires précitées (concessionnaires, entreprises, usagers, services de l’État, collectivités, …), les services de la Région pour les champs portuaires.

Le caractère opérationnel des compétences concernées, leur incidence sur la bonne activité économique (et à contrario les conséquences financières et économiques lourdes qu’un défaut d’exercice de la compétence peut induire), la vulnérabilité de cette compétence au regard de l’éloignement des services de la Région vis-à-vis de l’APL rendent névralgique le bon exercice des missions de l’antenne.

Ses missions s’exercent également en coordination avec l’espace territorial Bretagne Sud (DETSUD) en charge des compétences régionales en lien étroit avec les territoires dans les domaines des transports scolaires et interurbains, des ports, des lycées, des déchets, du développement économique, de l’emploi orientation et formation professionnelle et de l’aménagement

L’Antenne portuaire compte 13 agent.e.s dont 7 au sein du pôle technique.

L’exercice de l’autorité portuaire nécessite l’organisation de conseils portuaires pour chacun des ports gérés, de réunions des comité Locaux des Usagers Permanents des Installations Portuaires de Plaisance (CLUPIPP), et l’exploitation et l’entretien génèrent de nombreuses réunions à organiser avec les usagers, les entreprises, les concessionnaires, les partenaires, les élus…. De plus, les espaces non concédés font l’objet d’une gestion directe par l’antenne. Par ailleurs, le format réduit de l’Antenne impose d’organiser la continuité des missions toutes activités confondues et notamment l’accueil téléphonique et physique.

L’assistant.e gestionnaire de l’antenne portuaire de Lorient :

- Assure le secrétariat, l’accueil physique et téléphonique du site, les tâches liées au fonctionnement général et aux ressources du service, l’assistance sur certains dossiers, la logistique liée à l’organisation des conseils portuaires et des CLUPIPP.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assistanat administratif :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’antenne,

- Assurer la permanence de l’accueil physique du site Région de Lorient en lien avec les autres assistantes de la DETSUD et de la DIL : transmettre les messages, réception de colis, renseignement et orientation des visiteurs, signalement d’incident ;

- Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous de la responsable et de l’adjoint de l’antenne.

- Organiser les réunions qui relèvent de l’antenne

- Gérer la boîte mail générique et/ou autres outils de communication partagés

- Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par l’antenne selon les process de la Direction

- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives à l’antenne et à la Direction des ports

- Gérer, traiter et suivre les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE, en lien avec le secrétariat de la direction

- Relire, mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, comptes-rendus

- Participer aux réunions de service de l’antenne, prendre des notes, rédiger et diffuser les comptes-rendus.

Logistique du service et du site :

- Recenser les besoins logistiques de l’antenne : commande et gestion des fournitures

- Gérer la réservation des salles de réunion du site en lien avec les assistantes de la DETSUD et de la DIL

- Gérer le planning des absences de l’antenne et des mouvements de personnel

- Gérer les ordres de missions des agent·e·s de l’antenne (logiciel Déplacement) et le suivi de leurs états de frais

- Gérer l’accueil des nouveaux arrivants (badges, matériels…)

- Assurer le suivi et la collecte des informations auprès des agents (selon demande des services centraux, congés…)

- Être le relais des moyens généraux pour les questions logistiques du site : ménage, espaces verts, badges….

- Participer aux missions de logistique de site : préparation des salles de réunion (café, suivi des prestations de ménage….

- Mettre à jour la documentation Région (présentoir)

Gestion administrative

- Préparer les arrêtés de composition des conseils portuaires et veiller à leur signature

- Élaborer les dossiers de conseils portuaires, organiser leur reprographie si besoin, transmettre les invitations et dossiers, et assurer les suivis de quorum et des questions diverses en ligne

- Préparer et/ou instruire les actes administratifs en appui de l’instructrice des affaires domaniales

- Contribuer à l’instruction des AOT mouillages et à la mise à jour de la base de données correspondante

Missions occasionnelles :

- Participer à des événements impliquant le service, la Direction des ports et la Direction de l’Espace territorial de Bretagne Sud – DETSUD (organisation de la journée annuelle, newsletter…) ;

- Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services de la DP de la DETSUD et de la DIL

- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service, au site de Lorient, à la DETSUD et à la DP ;

- Assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e de direction DETSUD afin que la continuité du service soit satisfaite ;

Compétences recherchées

COMPÉTENCES REQUISES :

Qualification : formation en secrétariat / accueil / administration

L’agent devra démontrer

• Connaissance générale de l’Administration régionale

• Maîtriser les outils informatiques (bureautique et télématique : des logiciels Microsoft Office, M365, Teams, internet, courriel…) et les techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord…),

• Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles…),

• Connaissance du code général de la propriété des personnes publiques

• Savoir gérer les priorités et urgences, savoir respecter les délais et échéances.

Savoir être :

• Sens du travail en équipe, du relationnel et de l’accueil

• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à suivre les process, anticipation, curiosité

• Qualités relationnelles : bonne communication, partage des informations, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d’interlocuteurs variés (internes et externes)

• Rendre compte et respecter les obligations de discrétion

• Autonomie dans l’organisation du travail et des missions confiées

• Capacité d’initiative, réactivité et bon sens

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef-fe de l'antenne portuaire de Lorient

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) Sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : l’ensemble des services de la DP

· Au sein de la collectivité : les assistantes des élus, DRH – DIL – DAJCP -DGAMCM, DIRCOM

· Partenaires extérieurs : Usagers, collectivités, services fonciers, concessionnaires, notaires, entreprises, communes

Lieu de travail : Lorient

Horaires et temps de travail : Temps Complet

Métier éligible au télétravail (à définir selon les contraintes de service et de site)

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Christelle MAINGUY, Cheffe de l'antenne portuaire de Lorient (christelle.mainguy@bretagne.bzh)

Autres informations

- Dernier occupant du poste : MARYLENE KERVIO-LE HEN
- Groupe de fonction IFSE : GF11-Missions opérationnelles - Agent des services
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non