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ASSISTANT-E DES MEMBRES DE L'EXÉCUTIF - 844

Référence : 202512-844-4183
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Contexte

Assister les élus membres de l’exécutif, vice-président.e.s, président.e de commissions, élu.e.s délégués, pour leur fonctionnement quotidien, la gestion de leur agenda, des relations avec les services régionaux, les autres élus.e.s, les organismes et interlocuteurs extérieurs à la collectivité.

L’organisation, en lien avec les autres assistant.e.s de l’exécutif, peut se faire également en lien étroit avec les assistant.e.s d’autres structures/collectivités selon les activités/missions des élu.e.s concerné.e.s.

Positionnés au sein de la direction générale, en lien fonctionnel étroit avec le cabinet, les assistant.e.s sont au cœur des interactions entre les élu.e.s et les services régionaux, dont les fonctions support (déplacements, logistique, RH, informatique, protocole…) ou les fonctions relevant des missions relavant de leur délégation. Un lien permanent avec les assistant.e.s de la direction générale, du Cabinet, et des directions permet d’assurer également la fluidité d’action.

Ces missions sont essentielles pour permettre aux élu.e.s d’accomplir leurs missions de manière simple, efficace et sereine.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Activités principales du poste

Assurer le secrétariat et l’assistance :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs si besoin et prioriser en fonction de l’urgence

- Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique des élu.e.s

- Assurer et suivre le respect des délais de réponse

- Gérer l’agenda des membres de l’exécutif suivis, les prises de rendez-vous et le montage des réunions, en utilisant les outils d’agenda partagés mis en œuvre, les outils de réservation pour les déplacements (transports, hébergements)

- Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements en appui le cas échéant des directions métiers liées à la délégation des élu.e.s concernés

- Saisir ou adapter et mettre en forme des documents bureautiques (courriers, comptes rendus, rapports, …) et préparer des dossiers (en appui des directions)

- Accompagner la rédaction des courriers, notes ou interventions, et les mettre en forme

- Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels

Coordonner et suivre des dossiers spécifiques :

En fonction des secteurs d’action des élu.e.s concerné.e.s, et toujours en lien avec les Directions métiers concernées, le cabinet du Président

Participer à l’organisation administrative :

- Avec les autres assistant.e.s de l’exécutif (une organisation mutualisée permet d’assurer la continuité d’action en cas d’absences par exemple)

- Avec les assistant.e.s de la Direction Générale

- Au sein du réseau des assistant.e.s

- En contribuant à l’élaboration des process et des circuits

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

- Connaître parfaitement l’environnement décisionnel et administratif de la collectivité

- Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat (parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française)

- Maîtriser les notions de classement et d’archivage

- Savoir analyser et reformuler une demande

- Posséder le sens de l’organisation et de la méthode

- Etre concis et synthétique à l’oral et à l’écrit

Savoir être :

- Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens de la qualité de service, de la qualité de l’accueil

- Etre rigoureux et organisé

- Savoir prioriser son travail

- Avoir une bonne mémoire des évènements

- Etre discret et respecter la confidentialité des informations de manière impérative

- Savoir respecter les délais ; être réactif devant des situations imprévues

- Etre loyal

- Faire preuve d’adaptabilité, de disponibilité

- Etre autonome et savoir prendre des initiatives

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF10-Missions d'appui fonctionnel et technique
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non