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ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE - 12179

Référence : 202603-12179-4390
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Contexte

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),

- une équipe logistique (LOGIST),

- une équipe des accueils des sites rennais,

- les achats,

- le courrier,

- la reprographie,

- le parc roulant.

Sous l’autorité du.de la Chef.fe du service des moyens généraux (SMG), l’Assistant.e administratif.ve occupe un poste mutualisé entre le service des moyens généraux (SMG) et la direction des affaires juridiques et de la commande publique (DAJCP). Il.elle assure des missions de secrétariat, participe à la gestion administrative et au suivi de l’activité du SMG. Il.elle vient en appui à la DAJCP, organisée en 4 services : le service des assemblée (SA), le service politique d’achat (SPA), le service juridique et commande publique (SJCP) et le service des archives (SARC).

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer des missions de secrétariat

· Gérer les agendas électroniques et les plannings, planifier les rendez-vous,

· Organiser les réunions internes et externes, réserver les salles, organiser les déplacements,

· Élaborer des dossiers préparatoires aux réunions,

· Rédiger et/ou mettre en forme puis diffuser des courriers, notes et documents divers,

· Assurer le suivi des courriers, parapheurs et documents administratifs.

Garantir l’accueil et le suivi du courrier

Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs, prendre et transmettre les messages,
Gérer le courrier papier entrant et sortant, ainsi que le circuit de l’Iparapheur,
Assurer le suivi de trois boîtes mails génériques (« moyensgeneraux », « contraventions.region » et « politique.achat »),
Préparer l’accueil administratif et logistique des nouveaux arrivants (équipements informatiques et téléphoniques, mobiliers, fournitures, visites des locaux, etc.).
Assurer le suivi des activités administratives

· Commander les fournitures de bureau et gérer les stocks,

Contribuer à la structuration et au classement des documents administratifs et numériques,
Adapter et mettre à jour les tableaux de suivi des absences ;
Communiquer sur la continuité de service.
Contribuer au suivi de l’activité et des projets

Publier des communications internes sur Kelenn (intranet),
Apporter une aide à l’utilisation des outils collaboratifs de la suite M365 (Teams, OneDrive…),
· Recenser les participations aux événements internes (repas de Noël, vœux, événements internes, etc.) et participer à leur organisation,

Traiter les avis de contravention liées aux véhicules de la flotte régionale.
Apporter un appui spécifique à la DAJCP

Assurer l’organisation logistique et administrative de réunions complexes, incluant des participants externes (experts, partenaires, prestataires, …)
Préparer et coordonner les déjeuners et réunions institutionnelles, en lien avec le protocole et les prestataires
Préparer le CODIR (mensuel), faire et diffuser le compte-rendu.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef-fe de service des moyens généraux

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions)

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la collectivité : avec la DAJCP, l’ensemble des services régionaux, le Cabinet du Président.

· Partenaires extérieurs :

Lieu de travail : Rennes - site de Patton

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Juliette Thiriot, cheffe de service des moyens généraux

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

Connaître parfaitement les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité,
Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams, …),
Maîtriser les notions de classement et d’archivage,
Avoir une excellente expression écrite et orale,
Savoir organiser, planifier et hiérarchiser les priorités,
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.

Savoir être :

· Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens de la qualité de service,

· Savoir respecter les délais ; être réactif devant des situations imprévues,

· Etre loyal.e,

· Etre autonome et savoir prendre des initiatives.

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF11-Missions opérationnelles - Agent des services
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non