ASSISTANT(E) DE COMMUNICATION _ 623

Missions principales

1)        Accompagner le travail des attachés de presse 

- Accueil téléphonique : renseigner, filtrer, transmettre les messages et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent. 

-    Organisation pratique des conférences de presse en interne et externe (réservation de salles, demandes de devis, commandes de collations…) ; Idem en cas de voyages de presse (commandes transports, réservations hôtels…) ; 

-    Mise à jour quotidienne du planning des relations presse (date, lieu, objet, élus, agents référents…) ;

-    Création et mise à jour des fichiers de journalistes (Excel et mail) pour l’envoi des documents à la presse ;

-    Relecture et mise en page des documents presse (insertion logos, photos, tableaux…) avant envoi ; 

-    Gestion des tirages ou suivi de fabrication (en lien avec le service reprographie) des documents (papier en tête, chemises…) et assemblage dans les délais impartis ;

-    Relances téléphoniques auprès des journalistes invités aux conférences de presse de la Région ;  

-    Envoi des documents à la presse par mail ; gestion des retours et échecs ;

-    Gestion de la boîte à lettres générique « presse » : réponses si possible, transferts aux attachés de presse, suppressions des courriels inutiles, désabonnements newsletter…; 

-   Veille presse sur certains supports papier et Internet ; 

-    Suivi des dossiers : classement et archivage mensuel des documents (sur support papier et informatique) ;

-   Mise en ligne de documents sur l’espace presse du site Internet « Bretagne.fr » ;

-    Réalisation de revues de presse thématiques, suite aux grands événements (veille, mise en page, suivi de fabrication) ;

-    Suivi de l’exécution des contrats et marchés publics (base de données journalistes, AMO, veille de retombées presse). 

-   Gestion des dépenses du service : commande, suivi et facturation lors de voyages de presse (déplacements, hébergements de journalistes, réservations salles…), paiement de factures (marchés en cours ou prestataires…), en lien avec la direction de la communication (DIRCOM). 

2)     Organiser la vie administrative du service 

- Gestion du courrier (tri et distribution) et de la presse papier (classement puis tri) ;

- Gestion de l’organisation logistique du service, en relation avec les services de maintenance et logistique (

- Gestion régulière des fichiers partenaires (Etat, collectivités…) ;

- Diffusion des informations internes et externes utiles à la vie et au fonctionnement du service ;

- Organisation des déplacements et gestion des frais des attachés de presse ;

- Gestion des congés. 

RELATIONS HIERARCHIQUES

·       L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef-fe du service Presse

RELATIONS FONCTIONNELLES

·       Au Cabinet du président : directeur de cabinet et collaborateurs

·       Au sein de la collectivité : Direction de la communication (PAO, événements, protocole, site Internet..)  
et directions fonctionnelles (direction des ressources humaines DRH, service des moyens généraux SMG, direction des affaires juridiques et commande publique DAJCP et direction du numérique et des systèmes d’information DNSI)

·        Partenaires extérieurs : Etat et Autres collectivités, Satellites de la Région 

Lieu de travail : Rennes site Patton

Temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes, etc.) : horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service.