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ASSISTANT-E DES MEMBRES DE L'EXÉCUTIF - 13075

Référence : 202605-13075-4584
Type de contrat : Permanent
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Contexte

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

Assister les élus membres de l’exécutif, vice-président.e.s, président.e de commissions, élu.e.s délégués, pour leur fonctionnement quotidien, la gestion de leur agenda, des relations avec les services régionaux, les autres élu.e.s, les organismes et interlocuteurs extérieurs à la collectivité.

L’organisation, en lien avec les autres assistant.e.s de l’exécutif, peut se faire également en lien étroit avec les assistant.e.s d’autres structures/collectivités selon les activités/missions des élu.e.s concerné.e.s

Au cœur de la Direction Générale, en lien fonctionnel étroit avec le cabinet, les assistant.e.s sont au cœur des interactions entre les élu.e.s et les services régionaux, dont les fonctions support (déplacements, logistique, RH, informatique, protocole…) ou les fonctions relevant des missions relavant de leur délégation. Un lien permanent avec les assistant.e.s de la direction générale, du Cabinet, et des directions permet d’assurer également la fluidité d’action.

Ces missions sont essentielles pour permettre aux élu.e.s d’accomplir leurs missions de manière simple, efficace et sereine.

Missions

Activités principales du poste

Assurer le secrétariat et l’assistance :

- Gérer l’agenda des membres de l’exécutif accompagnés, les prises de rendez-vous et le montage des réunions, en utilisant les outils d’agenda partagés mis en œuvre, les outils de réservation pour les déplacements (transports, hébergements)

- Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements en appui le cas échéant des directions métiers liées à la délégation des élu.e.s concernés

- Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs si besoin

- Prioriser les demandes internes et externes de rendez-vous en fonction de l’urgence

- Gérer le courrier entrant-sortant des élu.e.s

- Assurer et suivre le respect des délais de réponse

- Mettre en forme des documents bureautiques, notamment les courriers

- Collecter les documents nécessaires aux réunions ou déplacements des élu.e.s, en lien avec les directions métiers

- Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels

- Assurer la continuité d’activité du service pendant les périodes de congés et d’absences.

Participer à l’organisation administrative

- Avec les autres assistant.e.s de l’exécutif (une organisation mutualisée permet d’assurer la continuité d’action en cas d’absences par exemple)

- Avec les assistant.e.s de la Direction Générale

- Au sein du réseau des assistant.e.s

- En contribuant à l’élaboration des process et des circuits

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

- L’agent.e dépend directement de (n + 1) : Coordinatrice des assistant.e.s de l’exécutif

- L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES : Cabinet du Président ; ensemble des agent.e.s et élu.e.s de la collectivité, participation au collectif des assistant.e.s de Direction,

PARTENAIRES EXTERIEURS : collectivités, interlocuteurs liés à la délégation des élu.e.s

Lieu de travail : Rennes site de Patton (RENNES)

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Marion RADUFE, Responsable et coordonnatrice des assistant·e·s des membres de l’exécutif, marion.radufe@bretagne.bzh, 02 23 06 78 13

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

- Connaître parfaitement l’environnement décisionnel et administratif de la collectivité

- Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat (parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française)

- Maîtriser les notions de classement et d’archivage

- Savoir analyser et reformuler une demande

- Posséder le sens de l’organisation et de la méthode

- Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit

Savoir être :

- Capacité à gérer les imprévus et les contraintes temporelles avec calme, sérénité et professionnalisme.

- Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens de la qualité de service, de la qualité de l’accueil,

- Être rigoureux et organisé

- Savoir prioriser son travail

- Avoir une bonne mémoire des évènements

- Être discret et respecter la confidentialité des informations de manière impérative

- Savoir respecter les délais ; être réactif devant des situations imprévues

- Être loyal

- Faire preuve d’adaptabilité, de disponibilité

- Être autonome et savoir prendre des initiatives

Autres informations

- Groupe de fonction IFSE : GF10-Missions d'appui fonctionnel et technique
- Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) : Non